Kto jest właścicielem dokumentów ?

jQ

Jak w temacie: kto zgodnie z UoWL i kodeksem cywilnym jest WŁAŚCICIELEM dokumentów, takich jak:
- sprawozdania z pracy zarządu
- umowy z firmami zewnętrznymi
- korespondencja z firmami zewnętrznymi
Jest to wspólnota, czy jej zarząd?

Ponad miesiąc temu złożyłem rezygnację z członkostwa w zarządzie. Dzień wcześniej wspólnota poddała pod głosowanie, na zebraniu, 3 uchwały o odwołaniu każdego z trzech członków zarządu z osobna. Część głosów była zbierana na zebraniu, resztę pozostałych dwóch członków zarządu zbiera(ło) w trybie indywidualnego zbierania głosów. Do tej pory nie są znane wyniki głosowania, co więcej, tych dwóch członków postanowiło nie wycofywać z głosowania listy odnośnie odwołania mnie, mimo mojej rezygnacji! Nie jest zatem pewne, kto tak naprawdę w zarządzie jest, kto nie. Nie wiadomo, czy głosy zostały zebrane, a nieopubliokowane, czy zbieranie głosów trwa nadal. Ponadto w statucie wspólnoty, zatwierdzonym uchwałą wspólnoty, jest zapis, że zarząd ma liczyć minimum 3 członków, a w momencie, gdy któryś zrezygnuje lub zostanie odwołany, pozostali członkowie zarządu mają miesiąc na zwołanie zebrania i dokoptowanie trzeciej osoby lub przegłosowanie uchwały wspólnoty o zaniechaniu uzupełniania składu zarządu. Zarząd po moim odejściu tego nie zrobił.

Odchodząc, poinformowałem pozostałych członków, ze mam pewne rzeczy związane z pracą zarządu (dokumenty, klucze, pieczątki), które przekażę protokolarnie. Dopiero teraz się tym zainteresowali. Czy mogę odmówić wydania tych dokumentów argumentując to tym, że sytuacja prawna zarządu nie jest jasna i że przekażę je po ogłoszeniu wyników głosowania i ustanowieniu 3 - osobowego zarządu, czyli takiego, który będzie działał zgodnie ze statutem wspólnoty?

owner

Właścicielem dokumentów nieruchomości wspólnej jest wspólnota mieszkaniowa.
Z chwilą złożenia Twojego oświadczenia o rezygnacji, przestałeś być członkiem zarządu. Głosowanie w tej sprawie jest zbędne.
Nie możesz odmówić wydania dokumentacji jego właścicielowi, czyli wspólnocie reprezentowanej przez zarząd. Co więcej, może to być potraktowane jak przestępstwo.

Art. 276 Kodeksu karnego:
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać,
podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Do złożenia prawnie wiążącego oświadczenia woli za wspólnotę wystarczą podpisy 2 członków zarządu. Nie ma więc przeszkód, żeby wspólnota przejęła protokolarnie dokumenty. Sytuacja w zarządzie jest bardzo jasna. Ewentualne uzupełnienie składu zarządu o trzecią osobę to zupełnie inna sprawa, niezwiązana z przekazaniem dokumentów.

jQ

Czy nie ma znaczenia, że wg. statutu wspólnoty, zarząd działa obecnie w niepełnym składzie i powinien był być uzupełniony w ciągu miesiąca od podjęcia ode mnie decyzji o rezygnacji?
Poza tym jak pisałem, nie mam pewności, że pozostali członkowie również nie zostali odwołani - zarząd do chwili obecnej nie przedstawił wyników tego głosowania.
Artykuł 276 KK znam. Natomiast jest pytanie, czy w obecnej sytuacji dwóch członków zarządu, co do których nie mam pewności, że nadal członkami są, są upoważnieni do odbioru tych dokumentów. Czy nie powinienem wstrzymać się do ogłoszenia wyników głosowania nad uchwałami o odwołaniu członków zarządu?

wwwinyl

Nie możesz warunkować niczego od "koszerności" zarządu.
Jeśli nie dasz im dokumentów to Twój problem, natomiast jeśli w protokole przekazania oni wystąpią jako zarząd wspólnoty pod konkretną datą i z podpisami, to niech się oni martwią, a nie Ty, który dzialałeś w dobrej wierze.

owner

[cite] jQ:[/cite]Czy nie ma znaczenia, że wg. statutu wspólnoty, zarząd działa obecnie w niepełnym składzie i powinien był być uzupełniony w ciągu miesiąca od podjęcia ode mnie decyzji o rezygnacji?

Nie ma znaczenia. Nadal obowiązuje przepis ustawy o własności lokali:

Art. 21.2. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie.

[cite] jQ:[/cite]Poza tym jak pisałem, nie mam pewności, że pozostali członkowie również nie zostali odwołani - zarząd do chwili obecnej nie przedstawił wyników tego głosowania.

Do czasu zakończenia głosowania i ogłoszenia wyników, uchwały nie ma, zarząd pracuje w dotychczasowym składzie. Weź pod uwagę, że uchwała może zostać odrzucona.
Jeżeli zakończy się głosowanie i okaże się, że członkowie zarządu zostali odwołani, to oni będą mieli na głowie problem z przekazaniem dokumentacji nowemu zarządowi.

[cite] jQ:[/cite]czy w obecnej sytuacji dwóch członków zarządu, co do których nie mam pewności, że nadal członkami są, są upoważnieni do odbioru tych dokumentów. Czy nie powinienem wstrzymać się do ogłoszenia wyników głosowania nad uchwałami o odwołaniu członków zarządu?

Jeżeli zarząd wystąpił o przekazanie dokumentów, nie możesz odmówić.
Jeżeli nie wystąpił, możesz poczekać, ale moim zdaniem sytuacja jest klarowna.

jQ

Więc przy okazji zapytam - czy zarząd może zbierać głosy dowolnie długo? W tej sytuacji odwlekanie ogłoszenia wyników jest w interesie zarządu.

owner

Brak przepisów prawnych, regulujących tę kwestię.
Skoro macie statut, powinniście to w nim uregulować.

wwwinyl

Wspólnota zrobiła błąd.
Powinna była wyznaczyć osoby spoza zarządu, aby wyjątkowo weszły w jego obowiązki i zebrały podpisy.

Po 3 dniach byłoby po sprawie...

jQ

Spokojnie. Przez miesiąc dwóch członków, którzy pozostali w zarządzie jasno pokazało, że to nie moja bytność w zarządzie sprawiała, ze nic nie robili i nie robią nadal. Więc szykuje się kolejna uchwała, tym razem o odwołaniu zarządu w całości i powołaniu nowego. I tym razem wyznaczymy osobę spoza zarządu, by zbierała głosy. Bo pomysł, by głosy zbierały osoby, które chcą stworzyć nowy zarząd nie będzie chyba najlepszy - czyt. za dużo ryzyko, że sąd uzna uchwałę za nieważną. Więc zostanie wyznaczona osoba - najprawdopodobniej administrator, i będzie miał określony czas na zebranie podpisów, łącznie ze stałym raportowaniem postępów.
A co do przekazania rzeczy - tylko dzięki temu, że nie przekazałem dotąd kluczy do pomieszczeń technicznych, wykryłem wspólnie z jednym z sąsiadów bardzo poważną usterkę techniczną. Zarząd nawet nie zainteresował się, by tam zajrzeć.

wwwinyl

Jeśli uzbierają na swoją niekorzyść to będzie ważna. A jak nie uzbierają to wg mnie nie ma co skarżyć. Trzeba to zrobić jeszcze raz tylko tak jak trzeba.

jQ

WWWinyl, chyba mnie źle zrozumiałeś. Zawiązała się grupa 3 osób, które chcą utworzyć nowy zarząd. I pytanie, czy one mogą zbierać głosy pod uchwałą o odwołanie zarządu i powołanie nowego, złożonego z nich samych. Jak dla mnie - ryzykowne.

wwwinyl

Przeżyłem dokładnie coś takiego co teraz piszesz.
Jak przyszedł do mnie nowy zarząd z gotowymi uchwałami i uzbieranymi głosami nie wiedziałem co zrobić.
Ostatecznie poprosiłem, żeby na najbliższym zebraniu, które i tak mialo się odbyć w ciągu miesiąca-półtora podjęli ponownie uchwałę o wyborze zarządu (reasumpcja). Tak na wszelki wypadek, żeby zamknąć usta ewentualnym skarżącym.

Haneczka

[cite] jQ:[/cite]WWWinyl, chyba mnie źle zrozumiałeś. Zawiązała się grupa 3 osób, które chcą utworzyć nowy zarząd. I pytanie, czy one mogą zbierać głosy pod uchwałą o odwołanie zarządu i powołanie nowego, złożonego z nich samych. Jak dla mnie - ryzykowne.

Jak najbardziej mogą.
Ryzyko żadne.
Jeśli tylko właściciele są przekonani, że trzeba zmienić zarząd, popierają treść uchwały, a być może są ku temu uzasadnione powody, aby go odwołać - to zupełnie nic nie stoi na przeszkodze takiemu rozwiązaniu. Liczy się wola właścicieli i to ona ma tutaj decydujące znaczenie.

wwwinyl

Tak ale nie była problemem uchwała o odwołaniu zarządu, ale ta druga o powołaniu nowego, za którą chodziły właśnie te osoby z nowego zarządu.

jQ

Jeszcze nie chodziły. Na razie chodzi od miesiąca zarząd i zbiera głosy nad odwołaniem poszczególnych członków i zebrać nie może. Nowa uchwała, by wywalić cały zarząd i powołać nowy, jest w planach, na dniach ma być poddana głosowaniu. I to o ta nową uchwałę chodzi, czy głosy moga zbierać kandydaci do nowego zarządu

wwwinyl

Móc mogą, ale zaskarżona może być.
Lepiej zwołać zebranie w sprawie powołania nowego zarządu.
Tym bardziej, że w uchwale zbieranej indywidualnie możesz zagłosować tylko tak lub nie na osoby już wcześniej wybrane, np. A, B i C.
Natomiast Ty najchętniej widziałbyś w zarządzie osoby A, B i D.
I albo będziesz przeciw, albo za.
Na zebraniu zgłosiłbyś osobę D i może by przeszła, a może nie. W każdym razie byłoby większe pole manewru.

jQ

[cite] wwwinyl:[/cite]Przeżyłem dokładnie coś takiego co teraz piszesz.
Jak przyszedł do mnie nowy zarząd z gotowymi uchwałami i uzbieranymi głosami nie wiedziałem co zrobić.
Ostatecznie poprosiłem, żeby na najbliższym zebraniu, które i tak mialo się odbyć w ciągu miesiąca-półtora podjęli ponownie uchwałę o wyborze zarządu (reasumpcja). Tak na wszelki wypadek, żeby zamknąć usta ewentualnym skarżącym.

Znaczy odwołali Cię?

wwwinyl

:rolling::rolling::rolling:

Dobre.

Nie. Byłem przedstawicielem administratora.