Dokumenty i ich przechowywanie.

Haneczka

Pytam u Źródła.
W jaki sposób zarządca/administrator ma postępować z dokumentami wspólnoty?
Np. dokumenty finansowe są przechowywane u administratora przez kilka lat, jakie ma obowiązki wynikające z tego faktu? Kto jest odpowiedzialny za porządek w tej dokumentacji?
Jak powinno wyglądać ich przekazanie przy rozstaniu?

MirekL

Haneczko - co oczekujesz uzyskać? Wademecum postępowania z dokumentami Wspólnoty? Nie ma czegoś takiego. Uwl mówi jedynie o dokumentacji technicznej budynku (art. 29). Dokumenty inne, szczególnie finansowe, sprawa Wspólnoty. Może dobrym pomysłem byłoby umieszczenie tych zasad w Statucie Wspólnoty?

(...)ADMIN

Haneczka

[cite] MirekL:[/cite]Haneczko - co oczekujesz uzyskać?

Odpowiedź.

[cite] MirekL:[/cite]Wademecum postępowania z dokumentami Wspólnoty?

Nie.
Vademecum Zarządu czyli przewodnik członka.

warta

Kto jest odpowiedzialny za porządek w tej dokumentacji?

Uwazam,ze to wlasnie zarzadca a nie zarzad jest za to odpowiedzialny(i wielu wywiazuje sie z tego b.dobrze).Poniewaz kazdy czlonek wspolnoty ma prawo wgladu do tych dokumentow powinny one byc odpowiednio archiwowane i usegregowane.Np.Ksiega protokolow powinna byc dostepna w kazdej chwili.

Jak powinno wyglądać ich przekazanie przy rozstaniu?

Mysle,ze mozna sporzadzic liste otrzymanych dokumentow/teczek aby w przyszlosci nie bylo rozbieznosci zdan co do tego co i kiedy bylo przekazane.

owner

[cite] warta:[/cite]Np.Ksiega protokolow powinna byc dostepna w kazdej chwili.

A co to takiego?

a-z

Dokumenty są przechowywane w miejscu zgłoszonym w NIP-2.
Najczęściej jest to siedziba administratora (jeśli takowy jest).
Administrator jest odpowiedzialny za porządek w przechowywaniu dokumentów i za niszczenie ich zgodnie z przepisami.

Haneczka

[cite] a-z:[/cite]Administrator jest odpowiedzialny za porządek w przechowywaniu dokumentów i za niszczenie ich zgodnie z przepisami.

Co rozumiesz pod pojęciem porządek?

Ponawiam pytanie:

Jak powinno wyglądać ich przekazanie przy rozstaniu?

a-z

Przez porządek rozumiem taki sposób przechowywania dokumentów, który pozwala w rozsądnie krótkim czasie znaleźć szukany dokument. :bigsmile:

Przekazanie odbywa się protokolarnie.
W przypadku spraw księgowych są to kolejne lata księgowe.
Stare lata np. 2007 i wcześniejsze ja bym wpisywał do protokołu segregatorami, natomiast późniejsze już dokładniej.
Szczególnie bieżący rok powinien uwzględniać :
- wyciągi z banku ... od nr 1 do nr 34 z dnia 28.02.2010 r.
- faktury kosztowe pozycja po pozycji ułożone miesiącami lub wg dostawców,
- rachunki sprzedaży na pożytkobiorców,
- naliczenia na właścicieli obowiązujące od początku roku,
- obrotówka za okres od 01.01 do ostatniego dnia administrowania,
- kartoteki właścicielskie,
- rozliczenia mediów dokonane w administrowanym okresie.

warta

[cite] owner:[/cite]

[cite] warta:[/cite]Np.Ksiega protokolow powinna byc dostepna w kazdej chwili.

A co to takiego?

Jest to teczka/segregator zawierajace wszystkie protokoly z zebran wspolnoty.Nazwy tej uzywa sie np. w Sp.z o.o.czy szkolach.W komentarzach do uwl chyba tez ta nazw widzialem.

alex135

Dokumentację wspólnoty mieszkaniowej powinien przechowywać zarząd, albo zarządca/administrator, jeśli wynika to z odpowiedniego zapisu w umowie o zarządzanie /administrowanie. Należy pamiętać, że nierzetelny administrator może „zagubić” niewygodne dokumenty.