Oświadczenia woli członków zarządu w praktyce

EDDIE

Znamy (większość zna) artykuł 21 UWL:

1. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

2. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie.

3. Zarząd na podstawie pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 22 ust. 2, składa oświadczenia w celu wykonania uchwał w sprawach, o których mowa w art. 22 ust. 3 pkt 5, 5a i 6, ze skutkiem w stosunku do właścicieli wszystkich lokali.

Artykuł nie budzi wątpliwości w przypadku zawierania przez zarząd wspólnoty umów np. z usługodawcami, dostawcami mediów lub innych służb, lecz w sprawach prostych, błahych, rodzi się pytanie:
Czy na fakturze zakupu np. kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy musi być podpis co najmniej dwóch członków zarządu?
Czy może być dopuszczalna sytuacja, kiedy to zarząd podejmuje decyzję o zakupie (większość w zarządzie) i na tej podstawie ktoś z zarządu dokonuje zakupu, podpisuje fakturę i zanosi ją do administratora celem zapłaty?
Osobiście jestem za tą drugą możliwością.

Posesja

Czy na fakturze zakupu np. kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy musi być podpis co najmniej dwóch członków zarządu?

Chodzi o zatwierdzenie kosztu do wypłaty gotówki lub dokonania przelewu? Jeżeli na zakup była zgoda zarządu, to - gdyby nie było administratora - wystarczyłby jeden podpis. Oświadczeniem woli wówczas jest decyzja zarządu o zakupie. Jeśli zaś ma to być podstawą dokonania przelewu bankowego przez administratora, to uważam, że powinny być 2 podpisy albo przynajmniej ustne / telefoniczne potwierdzenie innego członka zarządu, że była na to zgoda zarządu. Administrator jest osobą obcą i jeśli to on ma wydać dyspozycję dokonania przelewu, to powinien mieć pewność, że przekazana mu do wykonania decyzja jest decyzją zarządu, czyli uprawnionego organu, a nie indywidualną inicjatywą członka zarządu.

Sprawa jest błaha, dopóki nie dojdzie do konfliktu między członkami zarządu. Wówczas łatwo o wzajemną podejrzliwość i oskarżanie administratora o "trzymanie" z tym czy innym członkiem zarządu. Dwa podpisy pod dokumentem zakupu eliminują takie sytuacje - nie ma wówczas podstaw do snucia podejrzeń o udział administratora w "spisku". Nie ma też podstaw do oskarżeń, że decyzja o zakupie nie miała akceptacji zarządu.

Innym wyjściem jest zatwierdzanie przygotowanego przez administratora przelewu przez 2 członków zarządu - wówczas podpis na fakturze jest mniej istotny, jest tylko merytoryczną informacją o wydatku, zaś decyzja finansowa o przyjęciu wydatku w koszty wspólnoty zapada z chwilą zatwierdzenia przelewu.

Nowy doklejony: 15.11.11 10:23

Czy może być dopuszczalna sytuacja, kiedy to zarząd podejmuje decyzję o zakupie (większość w zarządzie) i na tej podstawie ktoś z zarządu dokonuje zakupu, podpisuje fakturę i zanosi ją do administratora celem zapłaty?

Uważam, że od tego jest administrator.
Zarząd podejmuje decyzje i przekazuje je do wykonania, określając górną kwotę wydatku, administrator dokonuje zakupu i wymiany sprzętu / części.

KubaP

Czy na fakturze zakupu np. kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy musi być podpis co najmniej dwóch członków zarządu?

Nie, nie musi ... od tego jest tak zwana sygnaturka księgowa. Tam dwaj członkowie zarządu powinni ,ale nie muszą, się podpisać. - "Zatwierdzam do wypłaty"
I tak wszelkie wydatki zatwierdzają ostatecznie właściciele lokali podejmując uchwałę o przyjęciu sprawozdania finansowego .

Każdy z właścicieli może zweryfikować czy dany zakup był konieczny, czy właściwie wydano "wspólną kasę".
Członkowie Zarządu WM są od wykonywania woli właścicieli lokali (zapisanych w uchwałach WM) ...nie odwrotnie...

Czy może być dopuszczalna sytuacja, kiedy to zarząd podejmuje decyzję o zakupie (większość w zarządzie)
i na tej podstawie ktoś z zarządu dokonuje zakupu, podpisuje fakturę i zanosi ją do administratora celem zapłaty?

Można i tak,... wszytko zależy od wewnętrznej zasady obowiązującej we wspólnocie - ewidencji pozaksięgowej WM.

koziorozka

Sprawa jest błaha, dopóki nie dojdzie do konfliktu między członkami zarządu.

Nic dodać, nic ująć. Dopóki zarząd działa zgodnie - wystarczy jeden podpis (akceptacja)
Dlatego na wszelki wypadek lepiej mieć jednak dwa podpisy (ustne zgody, cokolwiek)

Posesja

[cite] KubaP:[/cite]Członkowie Zarządu WM są od wykonywania woli właścicieli lokali (zapisanych w uchwałach WM) ...nie odwrotnie...

Ale uchwały nie regulują takich szczegółów, jak zakup "kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy". To są czynności zwykłego zarządu, nie wymagające w ogóle uchwały. Po to wybiera się zarząd, żeby nie zawracać głowy wszystkim właścicielom każdym drobiazgiem. Dodatkowo w omawianym przypadku jest zatrudniony administrator do czynności faktycznych. Kosz został zniszczony - trzeba kupić nowy. Wózek bramy wymaga wymiany - nie ma co głosować, trzeba go wymienić.
Co innego czynności kontrolne właścicieli po fakcie, a co innego oświadczenie woli (zakup) oraz zatwierdzenie kosztu.

KubaP

[cite] Posesja:[/cite]

[cite] KubaP:[/cite]Członkowie Zarządu WM są od wykonywania woli właścicieli lokali (zapisanych w uchwałach WM) ...nie odwrotnie...

Ale uchwały nie regulują takich szczegółów, jak zakup "kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy".

przecież tu nie poruszamy tematu kto podejmuje decyzje lecz kto podpisuje dokumenty F-K WM do ewidencji pozaksięgowej wspólnoty. ( to powinno wynika z treści uchwały o prowadzeniu ewidencji pozaksięgowej wspólnoty)

A tak na marginesie : właściciel lokalu może podważyć czynność podjętą przez Zarząd WM z zakresu zwykłego zarządu o jakim piszesz...w takich przypadkach rozstrzyga zebranie właścicieli lokali ewentualnie Sąd jak sami nie rozwiążą problemu.

Posesja

[cite] KubaP:[/cite]przecież tu nie poruszamy tematu kto podejmuje decyzje lecz kto podpisuje dokumenty F-K WM do ewidencji pozaksięgowej wspólnoty.

Poruszamy i jedno, i drugie:

[cite] EDDIE:[/cite]Czy może być dopuszczalna sytuacja, kiedy to zarząd podejmuje decyzję o zakupie (większość w zarządzie) i na tej podstawie ktoś z zarządu dokonuje zakupu, podpisuje fakturę i zanosi ją do administratora celem zapłaty?

[cite] KubaP:[/cite]właściciel lokalu może podważyć czynność podjętą przez Zarząd WM z zakresu zwykłego zarządu o jakim piszesz...w takich przypadkach rozstrzyga zebranie właścicieli lokali ewentualnie Sąd jak sami nie rozwiążą problemu.

Sami właściciele mogą jedynie odwołać zarząd, bo do tego nie trzeba zadnych powodów, wystarczy większość głosów. Natomiast uchwała o odrzuceniu zakupu / czynności niczego nie zmieni. Jeżeli zarząd nie przekroczył swoich kompetencji (pomijam ewidentną patologię), to pozostaje tylko sąd. Ale zwolennikom procesowania się z członkami zarządu w tej sytuacji nie robiłbym wielkich nadziei. Jeżeli skarżący właściciel nie wykaże, że zarząd wyrządził wspólnocie szkodę, to nici z odszkodowania.

KubaP

Natomiast uchwała o odrzuceniu zakupu / czynności niczego nie zmieni

Jak się okaże, że jest to fanaberia Zarządu, to można ich obciążyć kosztami ...

EDDIE

[cite] Posesja:[/cite]

Czy na fakturze zakupu np. kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy musi być podpis co najmniej dwóch członków zarządu?

Chodzi o zatwierdzenie kosztu do wypłaty gotówki lub dokonania przelewu? Jeżeli na zakup była zgoda zarządu, to - gdyby nie było administratora - wystarczyłby jeden podpis. Oświadczeniem woli wówczas jest decyzja zarządu o zakupie. Jeśli zaś ma to być podstawą dokonania przelewu bankowego przez administratora, to uważam, że powinny być 2 podpisy albo przynajmniej ustne / telefoniczne potwierdzenie innego członka zarządu, że była na to zgoda zarządu. Administrator jest osobą obcą i jeśli to on ma wydać dyspozycję dokonania przelewu, to powinien mieć pewność, że przekazana mu do wykonania decyzja jest decyzją zarządu, czyli uprawnionego organu, a nie indywidualną inicjatywą członka zarządu.

Sprawa jest błaha, dopóki nie dojdzie do konfliktu między członkami zarządu. Wówczas łatwo o wzajemną podejrzliwość i oskarżanie administratora o "trzymanie" z tym czy innym członkiem zarządu. Dwa podpisy pod dokumentem zakupu eliminują takie sytuacje - nie ma wówczas podstaw do snucia podejrzeń o udział administratora w "spisku". Nie ma też podstaw do oskarżeń, że decyzja o zakupie nie miała akceptacji zarządu.

Innym wyjściem jest zatwierdzanie przygotowanego przez administratora przelewu przez 2 członków zarządu - wówczas podpis na fakturze jest mniej istotny, jest tylko merytoryczną informacją o wydatku, zaś decyzja finansowa o przyjęciu wydatku w koszty wspólnoty zapada z chwilą zatwierdzenia przelewu.

Nowy doklejony: 15.11.11 10:23

Czy może być dopuszczalna sytuacja, kiedy to zarząd podejmuje decyzję o zakupie (większość w zarządzie) i na tej podstawie ktoś z zarządu dokonuje zakupu, podpisuje fakturę i zanosi ją do administratora celem zapłaty?

Uważam, że od tego jest administrator.
Zarząd podejmuje decyzje i przekazuje je do wykonania, określając górną kwotę wydatku, administrator dokonuje zakupu i wymiany sprzętu / części.

Najbardziej przekonuje mnie, mam na myśli dwa podpisy na fakturze, niedoprowadzanie do konfliktów między członkami zarządu i argument, by jeden członek zarządu nie decydował o wypłacie lub przelewie należności za konkretny zakup.

[cite] KubaP:[/cite]

Czy na fakturze zakupu np. kosza na śmieci lub uszkodzonego i przeznaczonego do wymiany wózka bramy musi być podpis co najmniej dwóch członków zarządu?

Nie, nie musi ... od tego jest tak zwana sygnaturka księgowa. Tam dwaj członkowie zarządu powinni ,ale nie muszą, się podpisać. - "Zatwierdzam do wypłaty"

(...) usunięto fragment Admin.
Po co tworzyć sygnaturki księgowe na których muszą być dwa podpisy?? Jeśli na fakturze podpiszą dwaj członkowie zarządu, to sygnaturka księgowa w ogóle nie będzie potrzebna.

KubaP

komentarz usunięto Admin