Podzlecanie usług - księgowych

KubaP

Czy administrator mający w umowie na administrowanie; obsługę księgową wspólnoty , może bez wiedzy Wspólnoty / Zarządu wspólnoty ,
zlecić innemu podmiotowi gospodarczemu prowadzenie ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej którą administruje ?
( były pracownik administratora na samozatrudnieniu- odrębna działalność)

Czy powinien mieć zgodę w formie pisemnej?

Posesja

Uważam, że powinien mieć zgodę, zawartą czy to w umowie ze wspólnotą, czy w odrębnym dokumencie - choćby ze względu na konieczność przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest wspólnota mieszkaniowa. Poza tym zarząd powinien udzielić pełnomocnictwa temu podmiotowi do sporządzania deklaracji podatkowych CIT-8 oraz do przedkładania wyjaśnień Urzędowi Skarbowemu w razie kontroli. Ponadto zmiana miejsca przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych wymaga zgłoszenia aktualizacji NIP-2 wspólnoty, który powinien podpisać zarząd wspólnoty ("podpis i pieczątka osoby reprezentującej składającego" pkt 115 i 119 formularza NIP-2).

Zatem bez naruszenia obowiązującego prawa, tego się nawet nie da ukryć przed zarządem wspólnoty.

KubaP

Poza tym zarząd powinien udzielić pełnomocnictwa temu podmiotowi do sporządzania deklaracji podatkowych CIT-8
oraz do przedkładania wyjaśnień Urzędowi Skarbowemu w razie kontroli.
Ponadto zmiana miejsca przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych wymaga zgłoszenia aktualizacji NIP-2 wspólnoty,
który powinien podpisać zarząd wspólnoty ("podpis i pieczątka osoby reprezentującej składającego" pkt 115 i 119 formularza NIP-2).

Te dokumenty podpisuje administrator ...

Posesja

Administrator nie jest osobą uprawnioną do reprezentacji wspólnoty.
Zeznanie podatkowe może podpisać albo zarząd wspólnoty, albo licencjonowany księgowy czy doradca podatkowy. Administrator nie ma takich uprawnień.

daarek

KubaP - kompromitujesz się znowu takim wpisem:

"...Te dokumenty podpisuje administrator ..."

Administrator nie pełni żadnych funkcji reprezentacyjnych (nawet taki zawód nie istnieje) i nie ma uprawnień do podpisywania czegokolwiek za właścicieli czyli wspólnotę jako organ ustawowy bez osobowości prawnej.
"...należy wskazać funkcję osoby uprawnionej do reprezentowania składajacego, wynikającą ze sposobu reprezentacji, np. dyrektor, członek zarządu, wspólnik, prokurent, pełnomocnik, kurator sądowy, syndyk..."
Sposób reprezentacji wspólnoty określony jest w art. 21 UoWL oraz w art. 38 k.c.

a-z

Administrator pewnie jest pełnomocnikiem.

daarek

Kto niby mu wystawił to pełnomocnictwo skoro jest zarząd wspólnoty z mocy ustawy uprawniony do reprezentowania właścicieli a w tej sytuacji chodzi o pytanie czy:
"...może bez wiedzy Wspólnoty / Zarządu wspólnoty..." to robić.

Poza tym nie sądzę, że chodzi o pełnomocnictwo normalne - raczej o sposób reprezentowania (np. "pełnomocnik małoletniego") . Bo inaczej każda firma dała by pelnomocnitwo jednorazowe komukolwiek do złożenia dokumentów podatkowych aby uniknąć odpowiedzialności za błędne wypełnienie.

a-z

Zarząd podpisuje pełnomocnictwo i administrator idzie do US, składa i opłaca 17 zł (z kasy wspólnoty). I od tej pory US go honoruje.

daarek

W pytaniu ma to być bez wiedzy zarządu!!!
Poza tym, przecież to bez sensu i nie o to chodzi.
Nie słyszałem też żeby jakiś US nie przestrzegał zapisów objaśnień do formularza podatkowego w punkcie "E".
Po drugie - po co jako właściciel mam płacić (z kasy ) za czyjś podpis skoro podpis zarządu jest za darmo.
Mam jako właściciel za matoła robić bo jakiś administrator tak sobie wymyślił?

KubaP

[cite] daarek:[/cite]KubaP - kompromitujesz się znowu takim wpisem:

"...Te dokumenty podpisuje administrator ..."

Userze daarek - Zanim zaczniesz używać populistycznych słów , wylej sobie kubeł zimnej wody na łeb....

Ja opisuje stan jaki jest w pewnej wspólnocie, a nie swoje zdanie na ten temat ( na razie, jeszcze czekam na kolejne wpisy) ....

Kto niby mu wystawił to pełnomocnictwo skoro jest zarząd wspólnoty z mocy ustawy uprawniony do reprezentowania właścicieli

a co ma piernik do wiatraka . Jak mu dali pełnomocnictwo to się nim posługuje ...

Członkowie Zarządu WM w większości wspólnot są od kontroli i bieżącej oceny lub od dyktatury i tu się kończy ich działalność w realu ,
a administrator to taki chłopiec do bicia i na posyłki... nie jeden z licencją się o tym przekonał,
ale nie chce się tym chwalić na forach, że taką rolę we wspólnotach odgrywa.:bigsmile:

Nowy doklejony: 31.05.12 05:57
:cool: może jeszcze jakieś teorie ...

powinien mieć zgodę, zawartą czy to w umowie ze wspólnotą, czy w odrębnym dokumencie - choćby ze względu
na konieczność przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest wspólnota mieszkaniowa.

a-z

daarek
W pytaniu ma to być bez wiedzy zarządu!!!
Poza tym, przecież to bez sensu i nie o to chodzi.
Nie słyszałem też żeby jakiś US nie przestrzegał zapisów objaśnień do formularza podatkowego w punkcie "E".
Po drugie - po co jako właściciel mam płacić (z kasy ) za czyjś podpis skoro podpis zarządu jest za darmo.
Mam jako właściciel za matoła robić bo jakiś administrator tak sobie wymyślił?

1. Bez wiedzy zarządu jest podwykonawca, a administrator za wiedzą.
2. Zarządy bardzo często nie mają ochoty podpisywać deklaracji.
Nie znają się na tym. Nie wiedzą co za liczby tam siedzą. Boją sie, że będą musieli się tłumaczyć w US.
A tak wystarcza 17 zł i spokój.

Nowy doklejony: 31.05.12 07:15

Posesja
Ponadto zmiana miejsca przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych wymaga zgłoszenia aktualizacji NIP-2 wspólnoty, który powinien podpisać zarząd wspólnoty ("podpis i pieczątka osoby reprezentującej składającego" pkt 115 i 119 formularza NIP-2).

Zmiana przechowywania dokumentów wcale nie musi nastapić. Podwykonawca może pracować w siedzibie administratora.

KubaP

[cite] a-z:[/cite]

Posesja
Ponadto zmiana miejsca przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych wymaga zgłoszenia aktualizacji NIP-2 wspólnoty, który powinien podpisać zarząd wspólnoty ("podpis i pieczątka osoby reprezentującej składającego" pkt 115 i 119 formularza NIP-2).

Zmiana przechowywania dokumentów wcale nie musi nastapić. Podwykonawca może pracować w siedzibie administratora.

Tak też jest w omawianym przypadku ... pracuje pod tym samym adresem, dostał tylko odrębny pokój ...

Nowy doklejony: 17.03.13 01:29
Czy administrator mający w umowie na administrowanie; obsługę księgową wspólnoty , może bez wiedzy Wspólnoty / Zarządu wspólnoty , zlecić innemu podmiotowi gospodarczemu prowadzenie ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej którą administruje ? ( były pracownik administratora na samozatrudnieniu- odrębna działalność)

Czy powinien mieć zgodę w formie pisemnej?

elan124

KubaP: może bez wiedzy Wspólnoty (zarządu wspólnoty) , zlecić innemu podmiotowi gospodarczemu prowadzenie ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej

Z własnych funduszy finansowych ?

KubaP

[cite] elan124:[/cite]

KubaP: może bez wiedzy Wspólnoty (zarządu wspólnoty) , zlecić innemu podmiotowi gospodarczemu prowadzenie ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej

Z własnych funduszy finansowych ?

nie chodzi o kasę, ale dostęp do danych osobowych, informacji wrażliwych , przecież osoba ta stała się obcym podmiotem dla wspólnoty i z nią nie jest związana żadną umową...
Jaka jest jej odpowiedzialność ?

magdakre

Zaraz, zaraz. Firma administrująca przecież może nie mieć własnej księgowej, tylko podpisać umowę o świadczenie takich usług. Jedna rzecz to umowa ze wspólnotą, w ramach której jest prowadzenie księgowości, a drugą kwestią jest to czy administrator zatrudnia kogoś w tym zakresie na etat czy korzysta z usług firmy zewnętrznej. Z pytania zrozumiałam, że to nie Wspólnota ma umowę z księgową, tylko administrator. Więc nie bardzo rozumiem, dlaczego miałby się opowiadać ze zmianą zarządowi wspólnoty, ten pierwszy płaci za usługi z własnej kieszeni, a wspólnota dostaje pakiet administrowanie + ewidencja. To jakby pytał o zgodę, czy może we własnej firmie zatrudnić kogoś nowego do prowadzenia ewidencji.

KubaP

[cite] magdakre:[/cite]Zaraz, zaraz. Firma administrująca przecież może nie mieć własnej księgowej, tylko podpisać umowę o świadczenie takich usług. Jedna rzecz to umowa ze wspólnotą, w ramach której jest prowadzenie księgowości, a drugą kwestią jest to czy administrator zatrudnia kogoś w tym zakresie na etat czy korzysta z usług firmy zewnętrznej.
Więc nie bardzo rozumiem, dlaczego miałby się opowiadać ze zmianą zarządowi wspólnoty, ten pierwszy płaci za usługi z własnej kieszeni, a wspólnota dostaje pakiet administrowanie + ewidencja.

Tu nie chodzi o to kto komu płaci, ale o dostęp do danych osobowych członków wspólnoty. Wspólnota nie ma żadnej kontroli na tym co z nimi robi podmiot księgujący.

W trakcie podpisywania umowy z administratorem to on zatrudniał księgową we własnej firmie.

W ostatnim roku wyszło na jaw, że ta sama księgowa otworzyła własną działalność i świadczy usługi księgowości dla administratora. "Zewnętrznie" niby nic się nie zmieniło , ale czy administrator nie powinien powiadomić Zarządu WM, że zmienia taki tryb obsługi WM?

Czy administrator mający w umowie na administrowanie; obsługę księgową wspólnoty , może bez wiedzy Wspólnoty / Zarządu wspólnoty , zlecić innemu podmiotowi gospodarczemu prowadzenie ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej, którą administruje ? ( były pracownik administratora na samozatrudnieniu- odrębna działalność)

Z pytania zrozumiałam, że to nie Wspólnota ma umowę z księgową, tylko administrator.

i prawidłowo zrozumiałaś

Więc nie bardzo rozumiem, dlaczego miałby się opowiadać ze zmianą zarządowi wspólnoty, ten pierwszy płaci za usługi z własnej kieszeni, a wspólnota dostaje pakiet administrowanie + ewidencja.
To jakby pytał o zgodę, czy może we własnej firmie zatrudnić kogoś nowego do prowadzenia ewidencji

Jak zatrudnia to bierze odpowiedzialność za te osobę , ale jak już współpracuje to nie ma nad nią kontroli co ona robi z danymi osobowymi do których ma dostęp. Wspólnota nie zna treści umowy między Administratorem a podmiotem księgującym - ponoć tajemnica handlowa.