Błędne księgowania na kontach lokali

Galahad

Dzień dobry. Zarząd mojej wspólnoty, który bardzo pilnuje windykacji (wszczął kilka spraw przeciwko właścicicielom zalegającym z płaceniem zaliczek), poinformował mnie oraz sąsiada (być może i innych, ale nie wiem), że za ubiegły rok (2012) na naszych kontach jest niedopłata w wysokości ponad 200 złotych. Wielce zdziwieni (za 2011 rok mieliśmy niewielką nadpłatę) poprosiliśmy o szczegółowe miesięczne rozliczenie i po sprawdzeniu okazało się, że 3 z 12 wpłat zostały zapisały na koncie z niewłaściwymi wartościami, np. zamiast 530 złotych, które wpłaciłem, na koncie odnotowano wpływ 430 złotych. Nie wiemy, czy akurat na nas przypadły błędy księgowej (ten się nie myli, co nic nie robi),ale było ich według nas zbyt dużo jak na błędy, czy może się za tym kryć jakieś oszukaństwo (ale nie wiemy jakie, bo chyba jedyną korzyścią z takiego rozliczenia jest skłonienie nas do dodatkowych wpłat). Zebraliśmy potwierdzenia wpłat i zastanawiamy się, co robić. Iść do zarządu, czy czekać aż założą przeciwko nam sprawę. Teoretycznie lepiej iść, ale jeśli to celowe działanie zarządu lub zarządcy, to przeproszą, ale może powtórzą "manewr" na innych właścicielach. Co robić?

a-z

Mylić się jest rzeczą ludzką. Chodzi o dość szybkie eliminowanie błędów.
Gdyby była prowadzona pełna księgowość, to na zamknięcie miesiąca okazało by się, że stan środków pieniężnych we wspólnocie (tych zaksięgowanych) nie jest zgodny ze stanem konta w banku. Wtedy szuka się błędu i się je znajduje.
Niestety, dość często stosowane są systemy uproszczone czasami aż do zeszytu w kratkę, a wtedy nie ma szans na samodzielne wykrycie błędów.

PS. Jeśli "księgowa" używa pełnej księgowości to ją zmieńcie. To co napisałem wyżej to podstawy.

Galahad

Używamy ewidencji pozaksięgowej kosztów. Czy to coś zmienia? Mamy nie zmieniać księgowej?

a-z

Ale ta ewidencja pozaksięgowa ma jakieś zasady prowadzenia.
Określa je wspólnota.
I jeśli jest oparta o pełną księgowość, to (p. poprzedni post), a jeśli nie jest oparta, to (p. poprzedni post).
Obowiązek określenia przez wspólnotę zasad prowadzenia ewidencji jest ustawowy.

UoWL
Art. 29
1. [b]Zarząd [/b]lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, [b]jest obowiązany prowadzić [/b]dla każdej nieruchomości wspólnej, [b][u]określoną przez wspólnotę mieszkaniową[/u], ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej[/b].

Galahad

Trochę to dla mnie za trudne. Wiem tyle, że podejmując uchwałę o prowadzeniu ewidencji pozaksięgowej określiliśmy tez jej strukturę - numery kont/pozycji wraz z ich przeznaczeniem. Mnie bardziej interesuje kwestia, czy to była wielokrotna pomyłka, czy jakieś oszustwo, bo od tego powinniśmy uzależnić dalsze działania. Nie wiem, czy sześciokrotne zapisanie na koncie właściciela mniejszej kwoty jest spotykaną we wspólnotach pomyłką, czy raczej powodem do namawiania właścicieli do zmiany zarządcy (złego słowa o nim nie powiem, ale przecież odpowiada też za księgowość). I tu jest dylemat. Przy jendje pomyłce bym się nie wahał, ale przy tylu mam wątpliwości (a wiedzy księgowej mi brakuje).

a-z

Jeśli określiliście

numery kont/pozycji

to powinniście mieć pełną księgowość.
1. Jeśli księgowa się pomyliła (nawet 6 razy), to miała obowiązek sprawdzić czy (tu powtórzę) czy zapisy na koncie księgowym są zgodne z zapisami na koncie bankowym. Robi się to po zaksięgowaniu wyciągu bankowego lub (w ostateczności) po zamknięciu miesiąca. Nie zrobienie tego świadczy o na tyle dużym niechlujstwie, że należy ją zmienić.
2. Masz rację. Księgowa może księgować mniejsze wpłaty umyślnie, a pieniądze wyprowadzać. Sama lub na spółkę z kimś. Takie przypadki niestety bywają nawet na naprawdę grube pieniądze.

Zatem (uważam) powinniście iść do zarządu i przedstawić swoje spostrzeżenia. Powinniście domagać się zewnętrznej kontroli ksiąg. Warto zapłacić, ale mieć pewność ile było takich przypadków i na jakie kwoty.

Posesja

[cite] a-z:[/cite]Gdyby była prowadzona pełna księgowość, to na zamknięcie miesiąca okazało by się, że stan środków pieniężnych we wspólnocie (tych zaksięgowanych) nie jest zgodny ze stanem konta w banku.

Najprostsza nawet ewidencja w arkuszu kalkulacyjnym musi dać wynik zgodny ze stanem konta bankowego. I nie ma powodu, by było inaczej.

KubaP

[cite]Galahad:[/cite]Wielce zdziwieni (za 2011 rok mieliśmy niewielką nadpłatę) poprosiliśmy o szczegółowe miesięczne rozliczenie i po sprawdzeniu okazało się,
że 3 z 12 wpłat zostały zapisały na koncie z niewłaściwymi wartościami, np. zamiast 530 złotych, które wpłaciłem, na koncie odnotowano wpływ 430 złotych.

to u was właściciele nie dostają przed zebraniem sprawozdawczym rozliczenia należności i wpłat na poszczególne lokale ?
U mnie takie rozliczenie to chleb powszedni...dwa razy do roku.

[cite] a-z:[/cite]
Gdyby była prowadzona pełna księgowość, to na zamknięcie miesiąca okazało by się,
że stan środków pieniężnych we wspólnocie (tych zaksięgowanych) nie jest zgodny ze stanem konta w banku.

Do tego nie potrzeba pełnej księgowości, ale poprawnie prowadzonej ewidencji zgodnej z wyciągami bankowymi ....
Wspólnotom wystarczy ewidencja pozaksięgowa...

a-z

Tylko się Wam wydaje.
W każdym programie księgowym obowiązuje podstawowe założenie, że w każdym dekrecie: lewa strona zapisu = prawa strona zapisu.
Gdyby "księgowa" prowadziła ewidencję pozaksięgową nie opartą o pełną księgowość, bez problemu mogłaby zapisać wzrost rachunku bankowego o 450 zł, a spłatę należności przez dłużnika o 350 zł. Miałaby zgodność z wyciągiem bankowym, ale rozrachunki by nie grały.
W pełnej księgowości mam pewność, że skoro zaksięgowała 350 zł po stronie wpłaty od właściciela to musiała zapisać 350 zł po stronie przyrostu na rachunku bankowym.
Czyli albo się pomyliła, ale wtedy nie sprawdziła zgodności z wyciągiem (co dla księgowej jest grzechem śmiertelnym), albo też oszukuje i zrobiła to świadomie.

biedron_ka

po sprawdzeniu okazało się, że 3 z 12 wpłat zostały zapisały na koncie z niewłaściwymi wartościami, np. zamiast 530 złotych, które wpłaciłem, na koncie odnotowano wpływ 430 złotych. Zebraliśmy potwierdzenia wpłat i zastanawiamy się, co robić. Iść do zarządu, czy czekać aż założą przeciwko nam sprawę.

Bez względu na rozważania czy to jest pełna księgowość czy pozaksięgowa księgowość - co nie ma nic do rzeczy - faktem jest, że znikneły twoje pieniądze.
Jeżeli masz dowód wpłaty (przelewu) w tych trzech miesiącach na kwotę jak podajesz: 530 zł a zaksięgowano tylko 430 zł to nie masz co się certolić.
Galahad:
Zażądaj na piśmie od zarządu w terminie 7-14 dni szczególowego rozliczenia wpłaconych zaliczek za dany okres oraz wyjaśnienia tych różnic, bo jeżeli tak jest jak piszesz to jest to kradzież (przywłaszczenie) twoich pieniędzy obojętnie czy po stronie przyrostu, zarostu czy niedorostu.
Takich błędów nie popełnia uczeń szkoły średniej a co dopiero księgowa. W piśmie do zarządu zwróć uwagę, że nie będziesz czekał bezczynnie na ewentualny nakaz zapłaty tylko złożysz zawiadomienie do organów które zajmują się łapaniem złodziei. Nie po to w końcu płacisz księgowej żeby popełniała takie "błędy".

Galahad

Dziękujemy wszystkim. Wiemy już, co robić. Idziemy do zarządu, wskazujemy błędy i domagamy się korekty oraz sprawdzenia kont pozostałych właścicieli. Będziemy też namawiać zarząd na zatrudnienie innej księgowej, najlepiej z innej firmy.

Zarządca

A może w tej wspólnocie inny właściciel nosi to samo nazwisko - wtedy wszystko się w ogólnym rozrachunku będzie zgadzało. Chodzi mi o to, że Pana wpłaty mogły "pójść" na konto tego drugiego właściciela i odwrotnie.

A może właściciele nie opisują prawidłowo swoich wpłat? Może część tej kwoty została przypisana do funduszu remontowego?

W pierwszej kolejności, przed wydaniem wyroku skazującego, warto jednak udać się do księgowej i wyjaśnić tę sprawę. Jeżeli to błędy, wtedy koniecznie trzeba sprawdzić dokumentację finansową i raczej podziękować za współpracę.