RODO a monitoring wspólnoty

silktree

Mamy na terenie wspólnoty zamontowane kamery, w związku z wprowadzeniem RODO zaczęły się pytania kilku mieszkańców dot. legalnego monitorowania budynków, ponieważ w przypadku zapisu na nośnikach danych, wiąże się to z przetwarzaniem danych osobowych.
Czy Wspólnota, w świetle nowych przepisów, może liczyć się z możliwością wniesienia sprzeciwu przez osoby, których dane są przetwarzane.

kamil_w

Dobrym pomysłem jest przyjęcie regulaminu działania monitoringu, w którym zostaną wskazane: jego cel, na jakiej podstawie został zamontowany (np. uchwała właścicieli lokali), jak długo są przechowywane nagrania, na jakiej zasadzie udostępniane, kto jest administratorem danych osobowych, etc. To powinno ostudzić malkontentów, którym przeszkadza monitoring.

BNadra

Monitoring jest kwestią drażliwą pod kątem danych osobowych i podlega pod różne akty prawne - co ciekawe wszystkie obowiązujące od 25.05.2018 r.:
- RODO,
- kodeks pracy.
- ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych.

W dużym skrócie:
a) Podstawą prawną takiego przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 22’2 kodeksu pracy);
b) Obowiązki Wspólnoty związane z monitoringiem to:
- opracowanie i przyjęcie Regulaminu Monitoringu (obejmuje m.in. zasady stosowania, cele, zakres przetwarzania i udostępniania danych, dostępność itp.),
- obwieszczenie o stosowaniu monitoringu (może być np. 'w gablotce') - komunikat zgodny z art.12-13 RODO,
- uwzględnienie monitoringu w dokumentacji dot. ochrony danych osobowych (zwłaszcza Rejestrze Czynności Przetwarzania),
- stosowanie się do bezwzględnych przepisów w tym zakresie (np. przechowywanie nagrań do 3 miesięcy /są wyjątki/; zakaz stosowania monitoringu w łazienkach, szatniach itp.),
- w przypadku zlecenia firmie zewnętrznej (np. ochroniarskiej) usługi monitorowania nagrań w czasie rzeczywistym - konieczne jest zawarcie z nią umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych; podobnie z firmą serwisującą sprzęt mającą dostęp do nagrań.

KubaP

- stosowanie się do bezwzględnych przepisów w tym zakresie (np. przechowywanie nagrań do 3 miesięcy /są wyjątki/; zakaz stosowania monitoringu w łazienkach, szatniach itp.),

jak to sie ma do Wspólnoty Mieszkaniowej , gdzie celem działania są części wspólne ,

obwieszczenie o stosowaniu monitoringu (może być np. 'w gablotce') - komunikat zgodny z art.12-13 RODO,

czy tabliczki wiszące od kilku lat na częściach wspólnych "teren monitorowany " nie wystarczą ?

- opracowanie i przyjęcie Regulaminu Monitoringu

a z jakiego to punktu ustawy o RODO wynika ?

BNadra

- jak to sie ma do Wspólnoty Mieszkaniowej , gdzie celem działania są części wspólne

Tak się ma że wówczas problem ten w ogóle nie występuje.

czy tabliczki wiszące od kilku lat na częściach wspólnych "teren monitorowany " nie wystarczą ?

Tabliczki muszą być, ale niezależnie powinien być komunikat, wynika to z art. 22'2 § 10 Kodeksu Pracy.

- opracowanie i przyjęcie Regulaminu Monitoringu - a z jakiego to punktu ustawy o RODO wynika ?

Nie wynika z RODO, tylko z 22'2 § 6 Kodeksu Pracy.

Nie chcę wdawać się tu w szczegółowe rozważania ale skracając swój tok myślowy - ja przyjmuję że każda Wspólnota zatrudnia albo potencjalnie może zatrudniać pracowników. Jeśli zatrudnia pierwszego z nich - znajduje do niej zastosowanie Kodeks Pracy i ww. przepisy.
Lepiej zatem stosować je od razu, bo te dwie dodatkowe rzeczy (Regulamin monitoringu + obwieszczenie) i tak są przydatne pod kątem wykonywania obowiązków z RODO. Posiadanie regulaminu monitoringu nawet jak wspólnota nie zatrudnia pracowników w mojej ocenie jest dobrym rozwiązaniem, elementy zawarte w regulaminie monitoringu i tak bowiem powinny być uwzględnione w dokumentacji wewnętrznej dot. danych osobowych Wspólnoty. Wspólnota bowiem niezależnie od regulacji KP powinna mieć jasno przyjęte zasady monitoringu (chociażby kilka kluczowych aspektów takich jak okres przechowywania nagrań, kto ma dostęp itp.). Jestem pewien że w razie kontroli, organ zapyta o zasady stosowania monitoringu - z punktu widzenia zasady rozliczalności wynikającej z RODO - jakiś dokument będzie trzeba pokazać, chociażby elektroniczny.

KubaP

[cite]BNadra[/cite]Tabliczki muszą być, ale niezależnie powinien być komunikat, wynika to z art. 22'2 § 10 Kodeksu Pracy.

a co kodeks Pracy ma Wspólnego ze Wspólnotą?

[u][b]z Kodeksu Pracy[/b][/u]
§ 9.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca [b]oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny[/b], za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. 
§ 10.
Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

[cite]BNadra[/cite]Nie chcę wdawać się tu w szczegółowe rozważania ale skracając swój tok myślowy - ja przyjmuję że każda Wspólnota zatrudnia albo potencjalnie może zatrudniać pracowników

Nie wynika z RODO, tylko z 22'2 § 6 Kodeksu Pracy.

jak juz to zatrudnia firmy które przysyłają swoich pracowników .

Wspólnoty w większości nie są pracodawcami ...

z Kodeksu pracy
§ 6.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Co to ma wspólnego ze Wspólnotą Mieszkaniową?

[cite]BNadra[/cite]Posiadanie regulaminu monitoringu nawet jak wspólnota nie zatrudnia pracowników w mojej ocenie jest dobrym rozwiązaniem,

zasady funkcjonowania monitoringu na częściach wspólny są opisane w Regulaminie Wspólnoty, od kilku lat . Po co więc tworzyć jakiś nowy-odrębny regulamin ?

[cite]BNadra[/cite]Jestem pewien że w razie kontroli,

jak ty sobie wyobrażasz kontrole wspólnoty ? np.: Zasoby mieszkaniowe w jednym mieście , Zarząd wirtualny siedzi za granicą, administrator w innym mieście

BNadra

a co kodeks Pracy ma Wspólnego ze Wspólnotą?

Wyjaśniłem swój tok rozumowania w poprzednim poście.
Przy zatrudnieniu 1 pracownika Wspólnota złapie się na przepisy KP. Nawet jak tego nie zrobi - te najnowsze regulacje są świetnym wyznacznikiem dla przestrzegania RODO pod kątem potencjalnej kontroli ze strony GIODO (UODO). Jestem pewien że będą stosowane jako modelowe także przez podmioty działające na pograniczu bycia pracodawcą - fundacje, stowarzyszenia, wspólnoty. To już się dzieje.

Wspólnoty w większości nie są pracodawcami ...

To prawda, ale stanowisko mam j/w.

zasady funkcjonowania monitoringu na częściach wspólny są opisane w Regulaminie Wspólnoty, od kilku lat . Po co więc tworzyć jakiś nowy-odrębny regulamin ?

Jeśli są prawidłowo opisane w regulaminie wspólnoty to jak najbardziej nie ma potrzeby tworzenia nowego osobnego dokumentu na siłę! Pytanie jaki jest zakres tej regulacji, czy ogranicza się do stwierdzenia że jest X kamer, czy też z regulaminu wynika to co powinno wynikać (cele, zakres, sposób zastosowania, czas przechowywania nagrań itp.)

jak ty sobie wyobrażasz kontrole wspólnoty ? np.: Zasoby mieszkaniowe w jednym mieście , Zarząd wirtualny siedzi za granicą, administrator w innym mieście

Nawet jak zarząd będzie na Filipinach, nieruchomość na Pomorzu a administrator w Beskidach to nie umożliwia organowi zrobienia kontroli. Rachunek prawdopodobieństwa kontroli to zupełnie inny temat. Ponieważ praktycznie każda większa Wspólnota ma swojego "pieniacza" dla którego nowe uprawnienia z RODO to będzie "woda na młyn" - szansa kontroli we wspólnotach po donosie wcale nie jest taka mała jakby się mogło wydawać (to moja subiektywna ocena). Organ Kontrolujący ma też prawo żądać wyjaśnień i dokumentów korespondencyjnie.

Z mojej strony to by było na tyle.