Jak skutecznie zgłaszać awarię do firm konserwujących?

domel

Dzień dobry,
to mój pierwszy post na tym forum, mam nadzieję, że pomożecie w rozwiązaniu mojego problemu...
Od dwóch miesięcy jestem członkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej i przeglądając całość działalności poprzedniego zarządu oraz administratora co chwilę trafiam na jakieś problemy...

Jednym z nich jest bardzo słaby nadzór nad pracami na wspólnocie - żyjemy w czasach bezprzewodowego internetu ale w naszej wspólnocie króluje papier i długopis... Aby zgłosić uszkodzony cokół idę do ochrony, wpisuję zgłoszenie do zeszytu. I co? I nic! No może nie całkiem nic - zeszyt sprawdza administrator, konserwator - ale przyklejenie cokołu trwa miesiąc. Jak zapytałem dlaczego to dowiedziałem się, że ktoś nie doczytał o co chodzi, że nie miał kleju, że musi pojechać kupić itd. Co prawda jak się zainteresowałem tematem to szybko się z tym uporano, ale mam wrażenie, że zawodzi "system" kartki papieru i długopisu.

Dlatego pytam bardziej doświadczonych niż ja (dwa miesiące praktyki...) - czy macie jakiś "system" - tu do głowy przychodzi mi jednak coś więcej niż zeszyt - czyli system komputerowy do zgłaszania awarii? Coś co pozwoli szybko zgłosić awarię, śledzić wykonanie, ewentualnie się dopominać o realizację jeśli temat stoi w miejscu? Coś musi być na rynku - choć Google nie znajduje...

Wiem, że niektóre programy (chyba Mieszczanin) mają jakieś takie moduły, ale jak rozmawiałem z kimś z tej firmy to nie brzmiał, jakby to miało działać. Może ktoś z tego modułu korzysta w Mieszczaninie?

Podzielicie się Waszymi praktykami?

Pozdrawiam
Wojtek

gab

Najlepszy program nie pomoże, jeśli jest wspólnota jest fatalnie zarządzana.
Dlaczego zarząd nie kontaktuje się bezpośrednio z administratorem tylko wpisuje ochronie coś do zeszytu?

domel

Nie chodzi tylko o Zarząd - generalnie usterki zgłaszane są do "zeszytu" na ochronie. Aby Zarząd o tym wiedział musi co jakiś czas ten zeszyt przeglądać. Firma konserwująca pisze tylko, że usunęła - ale czasami w zeszycie lokator zgłasza, że nie działają drzwi - ale już nie napisze które i kto zgłasza. Usterki zgłaszane są też telefonicznie - ale co później? Żadnej wiedzy kiedy się naprawi albo ile kosztuje naprawa...

Tak jak piszesz, poszukuję wsparcia w poprawie zarządzania - głównie awariami.

Z tego co zdążyłem się zorientować, to w większości wspólnot jest dokładnie tak samo - wszytko na papierze. Ale przecież żyjemy w XXI wieku... Musi być jakieś rozwiązanie...

KubaP

[cite]domel[/cite]Jednym z nich jest bardzo słaby nadzór nad pracami na wspólnocie - żyjemy w czasach bezprzewodowego internetu ale w naszej wspólnocie króluje papier i długopis... Aby zgłosić uszkodzony cokół idę do ochrony, wpisuję zgłoszenie do zeszytu.

ja zgłaszam wszystkim: opiekunowi WM , działowi technicznemu , administratorowi oraz firmie wykonującej najczęściej dane usługi na nieruchomości wspólnej i reszcie członkom Zarządu... i jakoś się kręci .
Aha, robię to mailem ...

Haneczka

domel: żyjemy w czasach bezprzewodowego internetu

To nie jest żadna zaleta i żaden argument... To klęska dla naszych organizmów - taka jest prawda.

koziorozka

domel - nie rozumiem chyba obiegu informacji.
Mieszkaniec zgłasza jakąś usterkę i konserwator bez wiedzy zarządu to naprawia i wystawia fakturę wspólnocie?
Czyli wydajesz pieniądze na coś, na co nie wyraziłeś najpierw zgody?

Zgłaszanie: wpisywanie do zeszytu lub mailem do administratora.
Admin zagląda do zeszytu raz dziennie, wpisuje przy dawnych kiedy załatwił, przy nowych datę, kiedy przeczytał.
(tego raczej nie będzie dużo, większość pójdzie e-mailem)
Drobne sprawy załatwia od ręki, na większe wydatki (ustalacie sumę) musi uzyskać zgodę członków zarządu.
Żaden program nie jest ci do tego potrzebny.

KubaP

[cite] koziorozka:[/cite]Zgłaszanie: wpisywanie do zeszytu lub mailem do administratora.
Admin zagląda do zeszytu raz dziennie, wpisuje przy dawnych kiedy załatwił, przy nowych datę, kiedy przeczytał.

ciekaw jestem, gdzie taki się uchwał administrator .... co jeździ po nieruchomościach raz dziennie i sprawdza .... gdy ma do "obrobienia" 100 wspólnot ....

W dobie Internetu zgłaszanie usterek odbywa się SMS tzw "mrugnięcie" lub mailem na adres administratora. I do roboty ....

pproboczy

U mnie we wspólnocie każdy z zarządu ma konto z pełną ewidencją i statusem zgłoszenia usterki w systemie. Nad zgłoszeniami przez maila do administratora czy do firmy świadczącej usługi opieki technicznej nikt nie panował. Ogólnie był bałagan i brak informacji co faktycznie zostało zrobione w danym miesiącu. Aktualnie dostajemy co miesiąc raport usterek zrealizowanych na bieżąco plus harmonogram prac konserwacyjnych zgodnie z podpisaną umową. Lokatorzy zgłaszają userki przez formularz, maila lub skanując kod QR wywieszony w widocznych miejscach we wspólnocie. System to https://qrmaint.pl/ i pierwszy raz spotkałem się z nim w wynajmowanej miejscówce jeszcze za czasów studenckich.

Przy okazji, chcemy zmienić firmę od utrzymania technicznego. Polecicie kogoś z Wrocławia?

domel

pproboczy - a jaki to system?
Dziś ukazał się artykuł http://www.administrator24.info/artykul/id11289,wykorzystaj-oprogramowanie-do-zglaszania-awarii-we-wspolnotach-mieszkaniowych i właśnie testuję QRmaint.

Normalnie cudo jak na razie ;) Właśnie ma możliwość skanowania kodów QR, zgłaszania awarii przez aplikację albo maila. Wygląda na to że znalazłem program do wsparcia technicznego utrzymania nieruchomości! ;)

KubaP

Normalnie cudo jak na razie Właśnie ma możliwość skanowania kodów QR, zgłaszania awarii przez aplikację albo maila. Wygląda na to że znalazłem program do wsparcia technicznego utrzymania nieruchomości!

program Weles 3 też to ma, ale w nim nazywa się to mrugnięcie (chodzi o prawa autorskie )

domel

Weles ma kody QR? Jak mam taki kod zeskanować i czym?
Jak mieszkaniec ma zgłosić awarię przez Weles?
Na jaki adres mailowy mieszkaniec ma wysłać zgłoszenie aby w Weles się to zarejestrowało?

Cholera, może szukam a pod latarnią najciemniej ;)

KubaP

[cite] domel:[/cite]Weles ma kody QR? Jak mam taki kod zeskanować i czym?
Jak mieszkaniec ma zgłosić awarię przez Weles?
Na jaki adres mailowy mieszkaniec ma wysłać zgłoszenie aby w Weles się to zarejestrowało?

Cholera, może szukam a pod latarnią najciemniej

już tobie podałem link ( w innym wątku https://doc.e-adm.pl/ ) nawet nie zajrzałeś do instrukcji -dokumentacji , nie przeczytałeś, a tylko mącisz , zadajesz zbędne pytania i podważasz to co ja napisałem

domel

KubaP - przejrzałem spis stron i szukałem przez wyszukiwarkę.

Cały czas o tym dyskutujemy i dziwi mnie Twoja postawa. Zamiast coś wyjaśnić to walisz półsłówkami albo linkami do dokumentacji - w której nota bene nie można nic znaleźć na ten temat. Wpisywałem "zgłaszanie awarii", "kod QR", "harmonogram prac" - i co? Nic, wyszukiwarka nie znajduje nic na ten temat.

Jeśli możesz i wiesz gdzie to jest to wyślij mi link do konkretnej strony gdzie jest pokazane jak mam odczytać kod QR i zgłosić awarię.

Odnoszę wrażenie, że twoje odpowiedzi w żaden sposób nie są zgodne z prawdą, bo nie potrafisz konkretnie wskazać rozwiązania.... Ja z poprzednim administratorem, który pracował na Weles rozmawiałem na temat zgłaszania awarii - ale nic nie wiedział o tym. Wygląda jak funkcja-widmo. Jak MRUGNIĘCIE :bigsmile:

Nowy doklejony: 11.06.19 13:22
heheh,
hasło MRUGNIĘCIE również nie występuje w dokumentacji. To pewnie przez prawa autorskie :wink::surprised:

KubaP

Cały czas o tym dyskutujemy i dziwi mnie Twoja postawa. Zamiast coś wyjaśnić to walisz półsłówkami albo linkami do dokumentacji - w której nota bene nie można nic znaleźć na ten temat. Wpisywałem "zgłaszanie awarii", "kod QR", "harmonogram prac" - i co? Nic, wyszukiwarka nie znajduje nic na ten temat.

Jeśli możesz i wiesz gdzie to jest to wyślij mi link do konkretnej strony gdzie jest pokazane jak mam odczytać kod QR i zgłosić awarię.

hasło MRUGNIĘCIE również nie występuje w dokumentacji.

doprawdy? nie występuje , o proszę


https://doc.e-adm.pl/strona-główna/przepisy-ogólne

Jeśli możesz i wiesz gdzie to jest to wyślij mi link do konkretnej strony gdzie jest pokazane jak mam odczytać kod QR i zgłosić awarię

bazę kodów QR ; administratora musi zrobić sobie własną i wtedy dostaniesz kod QR; który będzie wisiał na tablicy ogłoszeń, a komóreczką zeskanujesz i wyślesz

SYMBOL QR  - z opisem np. awaria windy ul. Boczna 15 piętro III
[b]Instrukcja[/b]
- Skanując przy pomocy aplikacji "Weles3" powyższy kod telefonem z dostępem do internetu można wykonać "mrugnięcie" do zarządcy, czyli [b]wysłać szybką informację/zgłoszenie [/b]o podanej wyżej treści.
- Prosimy o zainstalowanie aplikaci "Weles3" na swoim telefonie Android. Można to także zrobić skanując odpowiedni kod powyżej po prawej.
- Do aplikacji logujemy się swoją nazwą użytkownika i hasłem z e-kartoteki lub poprzez Facebook/Google (tą czynność trzeba wykonać tylko raz, potem aplikacja będzie pamiętała dane dostępowe).
- "Mrugnięcie" można wysłać Wybierając opcję "Mrugnij skanując kod" i umieszczając kod powyżej w centrum ekranu telefonu. Po rozpoznaniu kodu trzeba potwierdzić wysłanie "mrugnięcia".
- Jeżeli telefon nie posiada kamery z autofokusem nadal można wysłać "mrugnięcie" wybierając nieruchomość a następnie opcję "Mrugnij wybierając z listy".
- Aplikacja "Weles3" pozwala także na wiele innych czynności, m. in. sprawdzanie rozrachunków i dokumentów obciążeniowych oraz głosowanie nad uchwałami.

domel

KubaP - wpisz sobie w wyszukiwarkę na stronie hasło MRUGNIĘCIE - oto wynik:
https://doc.e-adm.pl/_/search?query=mrugni%C4%99cie&scope=site
QR - wynik https://doc.e-adm.pl/_/search?query=QR&scope=site
zgłaszanie awarii - wynik https://doc.e-adm.pl/_/search?query=zgłaszanie awarii&scope=site

Jeśli cały program działa tak jak dokumentacja, to na prawdę szkoda gadać...

A teraz porównanie Weles3 i QRmaint, który obecnie testuję:
- w Weles3 możesz zrobić kod QR z opisem zgłoszenia np. brudna podłoga (za dokumentacją), a co jeśli odklei się cokół? Jak to zgłosić? Już sobie wyobrażam wejście do budynku oklejone setkami QR kodów z prawdopodobnymi zgłoszeniami :bigsmile:
- w QRmaint - QR kod jest dla danej lokalizacji - jak go zeskanujesz możesz napisać co zgłaszasz - czyli np. skanujesz kod QR z parteru i piszesz w zgłoszeniu, że jest brudna podłoga lub cokolwiek innego
Rozumiesz różnicę? :cool:

- w Weles3 MRUGAM do administratora (skąd taka nazwa??) - i co dalej? Nic, zgłoszenie zrobione i tyle. Administrator musi się sam martwić kogo pogonić do roboty i w jaki sposób - pewnie przez telefon. A co jeśli konserwator nic nie zrobi? Albo administratorowi się przypomni albo lokator znowu znajdzie swój kod do Mrugnięcia (@#$??) i pogoni administratora
- w QRmaint - robisz zgłoszenie dotyczące np. parteru z opisem, a administrator wybiera użytkownika, który jest odpowiedzialny za realizację zadania, ustawia mu termin, komunikuje się z nim oraz mieszkańcem, który zgłosił awarię, jeśli konserwator usunął usterkę zgłaszający dostaje maila, że sprawa jest zakończona. Co więcej, jeśli uważa, że źle zakończona może ponownie otworzyć to samo zadanie.
Jest różnica? Chyba ogromna.

Coraz bardziej staję się fanem tego rozwiązania! To może być system, który zrobi rewolucję na rynku utrzymania niaruchomości, choć sami się za bardzo nie chwalą branżą nieruchomości na stronie - https://qrmaint.pl/branze/

Fakt, w QRmaint nie nie sprawdzisz rozliczeń - od tego masz Weles

pproboczy

Pytanie czy szukacie programu do rozliczeń czy do obsługi zgłoszeń, ewidencji i raportowania wykonanych prac przez firmę świadczącą usługi utrzymania technicznego? W kwestii drugiej qrmaint.pl jest po prostu w innej lidze i tu nie ma nawet co dyskutować. Reszta programów jakie testowałem pamiętają jeszcze windows 3.11 i 12 dyskietek na których był nagrany

KubaP

domel ...Hmm ty szukasz problemów i kłopotów, a nie oprogramowania, bo ono nie usunie awarii, czy nie naprawi szkody . Piękny ten twój równoległy świat.

[b]QRmaint[/b] jako system CMMS łączy  funkcje  zarządzania utrzymaniem ruchu oraz  zarządzania aktywami przedsiębiorstwa.  Idealne rozwiązanie zarówno dla małych jak i dużych przedsiębiorstw produkcyjnych stawiających na automatyzację zadań i procesów.

koziorozka

Ja widzę dwa nicki, które pojawiły się na forum po to, by pisać o produkcie jednej firmy
Jak Kuba odpuści dyskusję, to pojawi się trzeci, by podnosić temat na forum?

KubaP

Lokowanie produktu nowicjuszy , ....:bigsmile::bigsmile::bigsmile::bigsmile::bigsmile:

pproboczy

Zgadza się aż nadto widać ze to ktoś z wellnes. Szkoda bo liczyłem na jakieś porównanie dostępnych systemow

KubaP

[cite] pproboczy:[/cite]Zgadza się aż nadto widać ze to ktoś z wellnes.

PUDŁO ...nic z tego ... po prostu nasz admin ma taki program, a my z niego korzystamy, jako Zarząd WM / właściciel lokalu, dlatego coś więcej wiem na temat Welesa3

pproboczy

Może zainicjujemy jakieś porównanie tych systemów plus innych na rynku? Ty znasz wellness ja qrmaint. Wypiszemy kryteria i porównamy? Szczerze to forum jest martwe i pewnie żadna firma tu nie próbuje lokować...

Haneczka

domel: Aby zgłosić uszkodzony cokół idę do ochrony, wpisuję zgłoszenie do zeszytu. I co? I nic!

Zamiast pisać pamiętnik ze specjalną dedykacją dla administratora stwórz sobie prywatną bazę danych usługodawców o różnych specjalnościach i... dzwoń do nich sam, by zlecić im zadanie do wykonania, w razie awarii. Przecież nikt nie pozbawił zarządu tej możliwości działania. :cool: