Wypłaty gotówkowe z kont wspólnoty

accessdenied

Art. 30 ust. 1 p. 1 UoWL mówi: Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, jest obowiązany dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy. Jak w takim razie wygląda kwestia wypłat gotówkowych z kont wspólnoty?

Po wielu latach (sic!) walki umożliwiono mi wgląd do wyciągów z kont wspólnoty. Okazuje się, że z konta dokonywano licznych wypłat, pobierając gotówkę z bankomatu. W każdym z miesięcy, jakie do tej pory zbadałem, było kilka wypłat na łączną kwotę od 1000 do 3000 zł. Przy niektórych wypłatach na wyciągu dopisano ołówkiem, że ... zł jest dla zarządu, ... zł dla księgowej, a ... zł na zakupy dla wspólnoty. Czy to jest dopuszczalne? Na wyciągach są również zakupy dla wspólnoty, za które zapłacono kartą. Nie rozumiem więc, dlaczego część zakupów opłacano gotówką

Na wyciągach widnieją przelewy na rzecz ZUS (ubezpieczenie zdrowotne) oraz US, więc członkowie zarządu oraz księgowa rzeczywiście byli wynagradzani. Czy jednak nie powinno się to odbywać poprzez przelewy?

Ponadto w jednym z miesięcy zaksięgowano realizację czeku na kwotę 10.000 zł. Czek zrealizowała żona członka zarządu, a obciążono nim konto funduszu remontowego. Czy to dopuszczalne?

Zarządca

To nie jest dopuszczalne na taką skalę. Czek na 10 000 z funduszu remontowego? Ogromne niechlujstwo w zarządzaniu.

Zarządca

"Stwierdzić zatem należy, że rozliczenia gotówkowe są dopuszczalne, jednak wyłącznie w przypadku, gdy są zasadne a potrzeba ich dokonania wynika z określonej sytuacji, która uniemożliwia dokonanie obrotu bezgotówkowego. Często stosuje się taką praktykę, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej dokonuje przelewu z jej konta wspólnoty mieszkaniowej na rachunek bankowy administratora tytułem zaliczki na bieżące potrzeby, która jest następnie rozliczana na podstawie udokumentowanych kosztów."

Więcej na ten temat w artykule: "Rozliczenia gotówkowe we wspólnocie mieszkaniowej".
Artykuł na stronie czasopisma Zarządca Portal Informacyjny:
https://zarzadca.pl/artykuly/rozliczenia-gotowkowe-we-wspolnocie-mieszkaniowej

blazej_h

Pytanie czy wypłaty gotówki z konta mają pokrycie w fakturach??
Zwłaszcza ten czek. Czek wygląda jak wałek. Zawsze tak wygląda ponieważ czekami nie opłaca się fakturowanych kosztów. Więc jakie pokrycie w doumentach ma wypłata z tego czeku?

accessdenied

Niestety nie wiem, jak te pozycje z wyciągów mają się do faktur. Zarząd bardzo się broni przed kontrolą.
Porównałem kwoty wykazane na wyciągach ze świstkami, jakie zarząd przekazywał członkom wspólnoty na zebraniach rocznych, nazywając je szumnie "sprawozdaniami finansowymi". I tak:

Pierwszy analizowany rok:

• Kwota z czeku (10.000 zł) została wykazana w wierszu zatytułowanym "Wymiana c.o." W tym samym wierszu, ale w kolejnym miesiącu, wykazano kwotę 37.877,92 zł, która na wyciągu widnieje jako przelew na rzecz firmy instalatorskiej. Nie rozumiem, czemu całej należności nie zapłacono przelewem. Co ciekawe, na wyciągu widnieje opłata za wydanie trzech czeków (15 zł). Zastanawia mnie, co zamierzano opłacić pozostałymi dwoma.
• Inna ciekawostka. Na wyciągu widnieją dwa przelewy: pierwszy na kwotę 2.256,00 zł, drugi na kwotę 3.384,00 zł. Oba z tytułem "[Nazwa firmy] zadatek". Nie znalazłem innych przelewów na rzecz tej firmy, w tym przelewu za wykonane prace, zastanawia mnie więc, czego dotyczyły te zadatki.
• Kwoty wypłat z bankomatu sumują się w poszczególnych miesiącach do kwot, które w "sprawozdaniu" wykazano w wierszu "Kasa". Pamiętam, że pytałem wtedy kobietę z zarządu, jak ma się pozycja "Kasa" do pozycji "Zakupy gotówkowe", która również widnieje w "sprawozdaniu". Pokręciła nosem i powiedziała, że... nie wie.
• Na wyciągach przy niektórych wypłatach z bankomatu dodano notatki ołówkiem. Przykładowa notatka: "[Nazwisko 1] - 300 zł, [Nazwisko 2] - 300 zł, "Wspólnota" - 200 zł" Nazwiska należą do członków zarządu lub księgowej, należy więc wnioskować, że chodziło o wypłatę wynagrodzenia. Przemawia za tym fakt, że na wyciągach znajdują się przelewy na rzecz US i ZUS. W "sprawozdaniu" również są takie pozycje, jednak:
  1. Te przelewy są dziwnie nieregularne. W niektórych miesiącach były przelewy zarówno do US, jak i do ZUS, w niektórych tylko do US, a do ZUS nie, w innych tylko do ZUS, a w jeszcze innych ani tu, ani tu. Jednak wypłaty z bankomatu były regularne.
  2. Nie rozumiem, co oznacza "Wspólnota" w kontekście wypłaty z bankomatu, skoro zakupy gotówkowe to osobna pozycja.

Drugi analizowany rok:
Jako że domagałem się wyjaśnień, co oznaczają poszczególne pozycje "sprawozdania", w kolejnym roku zmieniono jego układ. Zniknęła pozycja "Kasa", a pojawiła się pozycja "Pobrane z banku". Tę pozycję rozbito na dwie podrzędne: "Wypłata" i "Gotówka".

• Znów nie rozumiem, co oznacza "Gotówka", skoro "Zakupy gotówkowe" to osobna pozycja.
• Znów nie rozumiem kto, za co i na jakich zasadach otrzymywał wynagrodzenie, albowiem - jak w poprzednim roku - wypłaty wynagrodzeń były co miesiąc, a przelewy do US i ZUS raz były, a raz nie.

Nadmieniam, że nie pozwolono mi wykonać kopii wyciągów. Dostałem je tylko do wglądu z możliwością sporządzenia notatek. Wszystkie operacje uznaniowe zaklejono wyciętymi z białego papieru prostokątami, pozwalając mi na zapoznanie się wyłącznie z obciążeniami. Taki był efekt kilku lat walki o dostęp do tych dokumentów.

accessdenied

UZUPEŁNIENIE

Przejrzałem swoje archiwa (kilka segregatorów). Znalazłem "sprawozdanie roczne" z kolejnego roku. Znów jest to tabelka z liczbami w kolumnach odpowiadających poszczególnym miesiącom. Wszystkie liczby ze znakiem plus, bez względu na to, czy stanowią przychody czy wydatki. U dołu tabelki znajduje się wiersz "Pobrane z banku" rozbity na dwa podrzędne: "Z tego wypłata" oraz "Gotówka". Do "sprawozdania" dołączono informację, że pobrano gotówką 15.100 zł, z czego 12.720 zł przeznaczono na wypłaty, 800 zł na usługi dla wspólnoty, 412 zł na "usługi-naprawy", 1.168 zł na zakupy dla wspólnoty, a 78,90 zł opisano jako "płatne kartą".

Kiedyś poprosiłem o wyjaśnienie, kto i za co otrzymuje we wspólnocie wypłaty oraz na jakiej podstawie. Otrzymałem wtedy zestawienie, z którego wynikało, że jeden z członków zarządu otrzymuje 500 zł brutto miesięcznie za "zarządzanie wspólnotą mieszkaniową", księgowa za "prowadzenie księgowości wspólnoty" 260 zł brutto miesięcznie, mąż kobiety wchodzącej w skład zarządu za "utrzymywanie czystości na terenie posesji, k. schodowej, piwnicy, dokonywanie drobnych napraw w budynku i na terenie posesji" 500 zł miesięcznie. Ten sam człowiek otrzymał również 1.260 zł brutto za "konserwację trawników i żywopłotów w okresie letnim, przycinanie gałęzi, posadzenie zakupionych iglaków i krzewów". Na dowód legalności tych wypłat otrzymałem kopie umów-zleceń. Umowę z członkiem zarządu pobierającym wynagrodzenie podpisała kobieta również będąca członkiem zarządu - żona tego człowieka pobierającego wynagrodzenie na "konserwację trawników". Z kolei członek zarządu pobierający wynagrodzenie podpisał umowę z księgową i mężem tej kobiety, która podpisała umowę z nim. Dość to oryginalne.

Z dokumentów wynika, że od wynagrodzeń odprowadzano podatek oraz składki ZUS. Dziwne jest jednak to, że w dwóch analizowanych latach te opłaty raz były, a raz nie. Poza tym zdaje się, że wynagrodzenie zarządu wspólnoty powinno być wypłacane w kwocie brutto i rozliczane w kolejnym roku jako "przychód z innego źródła"?

blazej_h

"Kwoty wypłat z bankomatu sumują się w poszczególnych miesiącach do kwot, które w "sprawozdaniu" wykazano w wierszu "Kasa". Pamiętam, że pytałem wtedy kobietę z zarządu, jak ma się pozycja "Kasa" do pozycji "Zakupy gotówkowe", która również widnieje w "sprawozdaniu". Pokręciła nosem i powiedziała, że... nie wie."

Ten wątek warto rozszerzyć.
Ja rozumiem że macie dwa rodzaje wypływów gotówkowych z konta bankowego
1) tytułem wynagrodzeń dla członków zarządu lub zleceniodawców
2) tytułem pokrycia kosztów zakupowych gotówką innych niż wynagrodzenia.
W uproszczonej księgowości byłyby u was dwa konta księgowe np wg numeracji
130 - rachunek bankowy
131 - kasa
Pozycja "zakupy gotówkowe" to konto przypisane jednej z kategorii kosztowych wg numeracji "czterysta"
Ta "czwórka " byłaby ściśle związana z kontem 131 - kasa. Tak samo jak wypłaty wynagrodzeń dla zarządu 1) oraz koszty 2).
Tj. operacje księgowe na koncie 131 powinny być ściśle powiązane z ową "czwórką" pt. zakupy gotówkowe. A jeszcze ścićlej korelacja zachodzi w odwrotną stronę, czyli obrót na koncie "zakupy gotówkowe" siłą rzeczy nie powinien mieć sumarycznej wartości zapisowej większej niż wypływy z konta księgowego "kasa".

Nie widać tu bezpośrednich dowodów na wyprowadzanie pieniędzy z konta bankowego wspólnoty, jednak tak duży udział obrotów na koncie "kasa" zawsze może budzić wątpliwości i skojarzenia z wypływem pieniądza na zewnątrz.
Wysoki obrót pieniądza gotówkowego w księgowości wspólnoty, to co najmniej partyzantka. Księgowo zresztą trudna do upilnowania.
Nic dziwnego że pani z zarządu "nie wie".
Sądzę że księgowość prowadzona jest , jak to mówią, "częściowo w zeszycie"?

Zarząd powinien posługiwać się kontami bankowymi dla swoich wynagrodzeń. I nie nadużywać wypłat gotówkowych.
Być może wypłaty gotówkowe wynagrodzeń służą omijaniu narzutów na płace?! Żeby zussów nie płacić.

Wypłatom gotówkowym powinny towarzyszyć jakieś dokumenty. Inaczej masz fikcyjną księgowość.

"Przychodem z innego źródła" może być np. zwrot nadpłaty podatku (jeśli w ogóle jakiś płacicie) lub np. zwrot opłaty skarbowej z tytułu jakiegoś wpisu sądowego. Lub po prostu wypłata odszkodowania z ubezpieczenia z tytułu jakiejś szkody na NW. Generalnie rzadkie przypadki.

Zarządca

Tak duży obrót gotówkowy nie powinien mieć miejsca. Ile lokali znajduje sie w tej nieruchomości?

accessdenied

Zarządca napisał użytkownik: »

Tak duży obrót gotówkowy nie powinien mieć miejsca. Ile lokali znajduje się w tej nieruchomości?

40 mieszkań.

Zarządca

40 mieszkań to nie jest taka mała wspólnota. Obrót gotówkowy na tak dużą skalę narusza prawo.