W uchwale o składzie Zarządu nie ma wymienionych tych osób wraz z ich adresem? U nas tak praktykujemy, bo "Janów Kowalskich" może być kilku.
Wprawdzie Zarząd powinien podać dane kontaktowe do siebie, ale jeśli to tylko e-mail, to poza zmianą składu, który poważnie podejdzie do swojej roli, niewiele zrobisz. Można wysyłać listy na adres Administratora, ale kierując pisma do Zarządu. Powinien zostać przez Administratora przekazany Zarządowi.

Moim zdaniem musicie mieć pełnomocnictwa od osób, które nie przyjdą na zebranie. Znając życie frekwencja będzie niska i głosowanie nad uchwałami będzie kontynuowane w trybie obiegowym. To zaś jest zadaniem Zarządu. A Zarząd może nie być właściwie zdopingowany, aby to głosowanie obiegowe szybko przeprowadzić. Może się więc ono ciągnąć miesiącami, Zarząd będzie wyjaśniał, że przecież głosowanie trwa, zbierają głosy, ale te nie spływają, „nie mamy pana płaszcza i co nam pan zrobisz”.

Jestem członkiem zarządu w swojej wspólnocie i nawet chciałbym, aby ktoś mnie zastąpił, ale nie ma chętnych. Zawsze zastanawia mnie z jakich pobudek członkowie zarządu utrudniają zmiany składu, np. poprzez przedstawianie kandydatów do nowego zarządu w złym świetle, jak pisze autor tego wątku.
Odpowiadając zaś na pytanie: zacznijcie od wybrania przewodniczącego zebrania ze swego grona, czyli aby nie był nim ktoś z obecnego zarządu. To tak profilaktycznie, aby nie zostać zaskoczonym jakimiś ruchami w samej organizacji zebrania.
Zadbajcie o nagłośnienie (jeden z naszych członków ma głośnik i mikrofon, mamy je zawsze na zebraniach), mówi się do mikrofonu, nie trzeba się przekrzykiwać, jest większa kultura, bo trzeba podejść do mikrofonu i wypowiedzieć się nie chowając za czyimiś plecami. Można pokusić się o laptop i rzutnik (też zawsze przynoszę ze sobą), aby jakieś informacje i dane pokazać na projekcji z pokazu slajdów. Ludzie są wzrokowcami, usłyszeć a zobaczyć to coś zupełnie innego w odbiorze informacji.
Oczywiście nagłośnienie i efekty wizualne nie przesądzą o zmianie składu zarządu, jednak w odbiorze wyglądają profesjonalnie.

Też jestem w zarządzie właścicielskim, ale u nas to nie działa.

Nie jestem prawnikiem, ale z lektury opracowań prawnych które czytałem wnioskuję, że nie potrzeba pełnomocnictwa w tej sytuacji. Opieram się na komentarzu do ustawy o własności lokali autorstwa sędziego Romana Dziczka, który napisał tak w komentarzu do art. 23:
"Jeżeli lokal należy do małżonków na zasadach wspólności ustawowej, każdy z małżonków może samodzielnie reprezentować oboje i głosować (na zebraniu lub „obiegiem”), chyba że drugi małżonek się temu sprzeciwi i sprzeciw dotrze do wspólnoty mieszkaniowej przed zakończeniem głosowania (art. 36 i 36(1) k.r.o.). Wówczas w braku porozumienia o umocowaniu jednego z małżonków może zdecydować sąd opiekuńczy (por. art. 39 w zw. z art. 36(1) § 3 k.r.o.).”

R. Dziczek [w:] Własność lokali. Komentarz. Wzory pozwów i wniosków sądowych, wyd. VIII, Warszawa 2021, art. 23.
Ale może ktoś inny jeszcze się wypowie na ten temat, bardziej zaznajomiony z tematem.