Jak chcesz iść na ostre zwarcie, to wypal od razu z grubej rury, że klauzula z protokołu jest abuzywna bo wskazane zapisem koszty są nieokreślone i nieznane. I podeprzyj się tym wyrokiem.
Możesz wnosić np. o nieudzielenie drogą uchwały absolutorium zarządcy za rok 2020. Bo rozumiem, że w tym roku nie głosowano żadnej uchwały, w tym nie głosowano uchwały o udzieleniu absolutorium dla zarządcy za 2020 rok. Ustawa obliguje wspólnoty do podejmowania rokrocznie co najmniej dwóch uchwał.

Bobrze myślisz. Nadpłaty na kontach najemców rozliczasz do zera dokonując zwrotów najemcom. Rozliczasz czynsze. Niedopłaty w zasadzie powinno się windykować.
W drugim etapie robisz pierwsze naliczenie na pierwszy miesiąc i pojecie czynszu znika z Twojego słownika.
Naliczenia wprowadzasz od zera we wspólnocie - właścicielom. Starzy najemcy też znikają.
Saldem początkowym WM 131 jest zatem zawsze wartość "zero". Konta 640 nie używamy już na starcie księgowości wspólnoty.

W układzie zupełnie patologicznym tak by mogło się zdarzyć. Jeżeli podległy deweloperowi zarządca powierzony zapłaci jakąkolwiek cześć z tego rozliczenia pieniędzmi wspólnoty, to będzie pomocnikiem w przestępstwie.
Natomiast z oskarżeniami musiałbyś się wstrzymać do uzyskania pewności, co do dwóch rzeczy:
- że okres dla kosztów jest dłuższy niż te trzy miesiące umówione w protokole.
- że zastosowano udziały wg stanu prawnego późniejszego niż ustalony na dzień dzień 1.09.2020.
Jeden z tych elementów, lub obydwa łącznie, wskażą że jesteście zwyczajnie waleni po kieszeni. A saldo kosztów z końcówki budowy i rozliczenia dla dewelopera będzie czystym zyskiem lub znacznym pomniejszeniem strat.

Sama metoda rozliczenia ma znaczenie drugorzędne. Sama w sobie nie świadczy jeszcze o nieprawidłowości rozliczenia. Brak jej wskazania w protokole świadczy braku kompetencji.
Myśmy takie rzeczy mieli opisane w aktach notarialnych.

Uchwała to dokument wspólnoty. Czyli właścicieli lokali.
O ile zarządca nie jest właścicielem żadnego z lokali, ani pełnomocnikiem żadnego z właścicieli, to zarządca nie głosuje uchwał wspólnoty.
On może być autorem projektu uchwały, więc może się ewentualnie skrobnąć jako autor projektu.
Zarządca niech się podpisuje pod protokołami, które od niego pochodzą. Ale - jak się rzekło powyżej - żaden protokół nie zastąpi we wspólnocie uchwały. Protokół wiąże tylko osoby podpisane. Uchwała wiąże właścicieli lokali.

Inne nazwisko nie oznacza jeszcze, że dana osoba nie była uprawomocniona do oddania głosów. Rozumiem, że zakładamy, że osoby zbierające w ogóle nie weryfikowały uprawnień do oddania głosów. Zbierali od ludzi którzy otworzyli drzwi, czyli czasami od lokatorów.

W okresie do 6-ciu tygodni od ogłoszenia wyników uchwały jej uchylenie możliwie jest w trybie zwykłym przewidzianym w ustawie (art 25).

Potem zostaje furtka w postaci 189 kpc. Czyli pod powództwo o ustalenie nieistnienia uchwały które zmierza do uzyskania orzeczenia stwierdzającego, że uchwała nie istnieje, z tego względu, że nie została podjęta, np. wskutek braku wymaganego statutem quorum lub braku wymaganej większości głosów do jej podjęcia. I ta furtka pozostanie na zawsze otwarta, ponieważ pogwałcenie procedur jest u was bezdyskusyjnie. Podpada wybitnie pod 189 kpc.
Art. 189 k.p.c. nie przewiduje żadnych ograniczeń czasowych dla wytoczenia powództwa i może być ono wytoczone w dowolnym czasie.
Czyli każde przegłosowanie złotych klamek głosami lokatorów to przygotowanie wspólnocie bomby z opóźnionym zapłonem.

Czyli teoretycznie te uchwały są sądownie do podważenia. Przez kogokolwiek, kto wykaże się interesem prawnym w wyeliminowaniu ich z obrotu prawnego. Jak ci tam przegłosują kiedyś złote klamki, to szala goryczy przeważy i ktoś taki się w końcu znajdzie.

Tera możesz uświadomić sąsiadów, w tym szanowaną Radę Mędrców Wspólnoty. Zarządcy nie musisz uświadamiać - jako zarządca tzw. powierzony doskonale wie co naszykował.