Przegapiono moment powstania wspólnoty i kontynuowano księgowość, tak jakby to był wciąż ten sam podmiot.
Ja rozumiem, że środki były wpłacane zawsze na ten sam rachunek bankowy i innego nigdy nie było. Bo przegapiono moment.
Ktoś nie zauważył na czas że ten rachunek trzeba było wygasić w okolicach wyodrębnienia się pierwszego lokalu.
I poprzednia księgowa w końcu połapała się, że na jednym rachunku bankowym mieszają się wpływy należne dwom rożnym podmiotom.
I jak się połapała, to najemców jakoś rozliczyła, natomiast wpływy należne wspólnocie od właścicieli za okres sprzed wprowadzenia naliczeń zostały zebrane do konta 640. Było to w okresie bałaganu gdy konta "dwieście" przynależne już właścicielom, wciąż przypisane były byłym najemcom. To konto to ślad po tym okresie.
I te kwoty z worka 640 trzeba teraz rozksięgowac, po sprawdzeniu oczywiście kto rzeczywiście i ile tam powpłacał i czy dana wpłata należna jest już wspólnocie, czy jeszcze poprzedniemu podmiotowi.
Bo chociaż w zasadzie poprzednia księgowa powinna była prawidłowo wypełnić ten worek, to jednak pewności nie ma. Trzebaby ją rzeczywiście sprawdzić dla spokoju świętego. Przyjęcie a priori, że wszystkie wpłaty z tego worka bez wyjątku są należne wspólnocie jako wpłaty już od właścicieli byłoby ryzykowne, bo przecież bałagan był i jest nadal.
I potem zająć się workiem 640 w sposób opisany już wyżej lub jakoś podobnie. Rozsięgować jakoś prawą ręką przez lewe ramię np. dwuetapowo.

Przychodem z innych xródeł nie podlegającym opodatkowaniu
Kiedyś się wypełniało Pit 8C, dziś Pit 11 w wierszu dot. innych źródeł.
Funkcja społeczna.

Mieszasz. Niezła zmyłka, ale my się łatwo nie damy.

Jeśli najpierw mówisz o rzekomo zaniżonych wpłatach i ich księgowaniu, tzn. że analizujesz swoje indywidualne konto należności oraz wpłat.
Ale jeśli zaraz potem mówisz o sprawozdaniu finansowym, tzn. że mylisz pojęcia. Bo to by oznaczało że analizujesz przychody oraz koszty całej wspólnoty. Co już z twoimi wpłatami niespecjalnie ścisły ma związek. Żeby nie powiedzieć, że wręcz żadnego.

Także musiałbyś się jaśniej opowiedzieć, ponieważ nie za bardzo wiemy co analizujesz. Jakie to twoim zdaniem kwoty są "zaniżone"?

Hmm...
Generalnie w pełnej księgowości jest tak:
Oznaczenie
Konto wyniku finansowego oznacza się zwykle jako 860. Najczęściej nie stosuje się ewidencji analitycznej.
Jest to konto jest typu „Koszty”.

Przeznaczenie
Wynik finansowy za dany rok pozostaje na koncie 860 do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ten rok w roku następnym. Pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok ubiegły saldo konta 860, stanowiące wynik finansowy netto, podlega przeniesieniu na konto Rozliczenie wyniku finansowego, w celu dokonania jego rozliczenia.
Jeżeli do końca następnego roku obrotowego sprawozdanie finansowe za rok poprzedni nie zostanie zatwierdzone, przeniesienie salda konta 860 na konto 820 następuje pod datą ostatniego dnia tego roku.

Tłumacząc z polskiego na nasze i pomijając estetykę ustawy o rachunkowości, której w zasadzie lubić i stosować nie musimy - jest tak, jak myślisz. Masz bałagan z dwóch lat w jednym worku.
Po pierwsze to ustal, czy poda,j bo już wiesz z czego, w tej wspólnocie składa się wynik.
Właściwie dwa wyniki, bo masz w tym worku dwa lata. Czy jest to suma wyników na mediach + eksploatacji i (nie daj Boże) na funduszu remontowym, zebrany do jednej wartości do kupy zusammen? Czy też mówimy o nierozksięgowanych wynikach na samej eksploatacji?
Co by tam nie było, to wypadałoby być może te dwa wyniki co najmniej porozdzielać. I zobaczyć jakie to są w ogóle wartości z osobna. Nie zdziwiłbym się gdyby w jednym roku była strata.

Ktoś prawdopodobnie myślał, że rozliczenie wyniku (nadwyżki na eksploatacji) nie jest dopuszczalne na tle ustawy o własności lokali bez uchwały (uchwał ) zatwierdzających. Jeśli tak, mylił się ten ktoś okrutnie.

Jak chcesz iść na ostre zwarcie, to wypal od razu z grubej rury, że klauzula z protokołu jest abuzywna bo wskazane zapisem koszty są nieokreślone i nieznane. I podeprzyj się tym wyrokiem.
Możesz wnosić np. o nieudzielenie drogą uchwały absolutorium zarządcy za rok 2020. Bo rozumiem, że w tym roku nie głosowano żadnej uchwały, w tym nie głosowano uchwały o udzieleniu absolutorium dla zarządcy za 2020 rok. Ustawa obliguje wspólnoty do podejmowania rokrocznie co najmniej dwóch uchwał.

Dla wspólnoty kontrahentem w opłatach jest zawsze właściciel. Czyli spółdzielnia, jako właściciel tych dwóch lokali.

Stanowczo się nie zgadzam z tobą Prezes. Kuba nie zna takich trudnych słów jak frustracja, zakres inwestycji ...nadczynność tarczycy. Przepraszam, to ostatnie to na pewno nie on.

Jeśli chodzi o słabe porady, to autorce wątku pozostaje jeszcze ta zupełnie słaba.
A raczej wniosek: te liczniki nie należą do części wspólnych i nic to nie szkodzi, że nie należą, ponieważ w tym przypadku nie ma to żadnego znaczenia, że nie należą.
Jeśli WM rzeczywiście twierdzi , że należą to się oczywiście bardzo myli i to bardzo niedobrze.
Niemniej ten remont mają prawo przeforsować. Za pieniądze autorki pytania i bez jej aprobaty.

Brak określenia kryterium rozliczenia nie wzięło się znikąd. Dało pole manewru rozliczającemu, który w momencie przekazania pierwszych lokali nie wie ile ich ogółem wyda w okresie deweloperskim. A więc nie wie jeszcze, który sposób da lepszy rezultat finansowy. Sprytny deweloper tak zrobi, ale głupi też.

Z umowy deweloperskiej:
1."Od daty odbioru przedmiotów umowy nabywca będzie ponosił koszty określone w art. 13 i 14 ustawy o własności lokali, związane z używaniem i utrzymaniem lokalu, udziału w garażu oraz nieruchomości wspólnej".
Zapis mniej więcej zrozumiały. Powiedzmy, że prawidłowy.
2."Nabywca zleca deweloperowi a deweloper zobowiązuje się do zapewnienia świadczenia przez wykwalifikowane osoby usług w zakresie zwykłego zarządzania nieruchomością wspólną (usługi w zakresie zarządzania) od daty odbioru lokalu do czasu zawiązania się wspólnoty mieszkaniowej w budynkach".
Jednym zdaniem aż dwukrotnie wplątano wspólnotę mieszkaniową do zobowiązań pomiędzy zbywcą i nabywcą lokalu mieszkalnego. Wspólnoty jeszcze wprawdzie w ogóle nie ma nie ma, a już występuje w umowach pomiędzy obcymi podmiotami. Dwa razy, bo pojęcie "zwykłego zarządzania" można wyinterpretować jedynie z ustawy o własności lokali. Czyli z ustawy regulującej stosunki wewnątrz wspólnoty powplątywano pojęcie udające uregulowanie stosunku zobowiązaniowego dewelopera z jego klientem. Już na etapie umów deweloperskich. Wcześnie dosyć. Przykładowy bałagan z gruzem jest tego potem konsekwencją.
3."Usługi w zakresie zarządzania nieruchomością wspólną będą świadczone na warunkach i w terminach określonych w umowie przeniesienia lokalu".
To zapowiedź utworzenia zarządcy powierzonego na podstawie art 18.1 uwol. W zasadzie może być, chociaż na etapie zawarcia umowy deweloperskiej taka informacja jest przedwczesna. To jakby napisać, że umawiamy się, że jesienią 2020 ochłodzi się, ale najpierw będą grzyby w lesie. Zapowiedź przyszłych zdarzeń pewnych.
4."Nabywca zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za te usługi nie później niż do 10 dnia każdego miesiąca".
Tym zapisem deweloper dba o przyszłe wynagrodzenie waszego obecnego zarządcy. Określenie "sługus" wydaje się tutaj coraz bardziej prawdopodobne. Sługus to mocne słowo. Lepiej - firma zależna.
Prawnie zapis jest także wadliwy, ponieważ wynagrodzenie, o które tu chodzi należne jest zarządcy ze środków wspólnoty mieszkaniowej. Nie od pojedynczych właścicieli lokali. Czyli historia jest tutaj podobna jak punkt powyżej. Zapis jest porobiony "na zapas". Żadne zobowiązanie z niego nie wynikało, ponieważ prawnie był nieważny. Był, bo był.

To przypadek nie objęty konkretnie przepisami prawa. Podobnie jak kondominum.
Moim zdaniem stosowanie ustawy o własności lokali teoretycznie byłoby możliwe, ale mija się tu z celem. Tak jak w przypadku kondominium.
Stosowałbym na waszym miejscu wyłącznie zasady wynikające z kodeksu cywilnego.

Uchwała to dokument wspólnoty. Czyli właścicieli lokali.
O ile zarządca nie jest właścicielem żadnego z lokali, ani pełnomocnikiem żadnego z właścicieli, to zarządca nie głosuje uchwał wspólnoty.
On może być autorem projektu uchwały, więc może się ewentualnie skrobnąć jako autor projektu.
Zarządca niech się podpisuje pod protokołami, które od niego pochodzą. Ale - jak się rzekło powyżej - żaden protokół nie zastąpi we wspólnocie uchwały. Protokół wiąże tylko osoby podpisane. Uchwała wiąże właścicieli lokali.