Ustawa nie wymaga wykonywania protokołu z zebrania. Wiele zebrań nie jest protokołowanych, czego później zebrani często żałują.
Także brak protokolanta jest zwykłym wykrętem żeby nie odbyć zebrania.

Kodeks handlowy nie ma zastosowania. Odkładamy na bok. Tak samo nieprzydatne są zasady związane z zarządem wieloosobowym, skoro ustawa dopuszcza jednoosobowy. Wieloosobowy wzięto zresztą wprost z KSH...

Wspólnota może zawrzeć umowę z członkiem zarządu, ale jest to ryzykowne ze względu na konflikt interesów i art. 108 KC.
Najlepiej uzyskać zgodę wspólnoty w formie uchwały. Czyli uznać, że zawarcie umowy z palaczem, to czynność przekraczająca zakres czynności zwykłego zarządu. Trochę naciągane, ale dopuszczalne.
Najbezpieczniejsze rozwiązanie to, jak piszesz, rezygnacja tej osoby z zarządu przed zawarciem umowy.
Zawarcie umowy sam ze sobą jest więc w zasadzie niedopuszczalne (interpretacja i to zależna zawsze od okoliczności sprawy) i bardzo naciągane (raczej zawsze, bez względu na okoliczności).

https://forum.zarzadca.pl/discussion/9478/polski-lad-wynagrodzenie-dla-zarzadu-wm-a-skladka-zdrowotna

Z formalnoprawnego punktu widzenia powołanie jest aktem administracyjnym jednostronnym. ;-)

Sam, sobie odpowiedziałeś. Wynagrodzenie zarządcy powinno być osobną pozycją kosztową, a jego wysokość w trakcie roku zmieniana osobnymi uchwałami. Stawka zarządcy nie powinna być ukryta w stawce z innymi opłatami. W tak zwanym wspólnym worku z innymi pozycjami kosztowymi. Skandalem podwójnym byłoby, gdyby była ukryta razem z mediami.
Tak jest w zgodzie z art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy o własności lokali.

Aha. Trochę się nasuwa wniosek, że zakładasz, że Ty jesteś jakoś specjalnie potraktowany tą opłatą, ponieważ jako jedyny w tym garażu nie jesteś właścicielem lokalu powyżej.
Jeśli tak myślisz, to nic bardziej błędnego. Opłaty za miejsca sąsiednie są dokładnie takie same.

Są dwa podstawowe sposoby ustanowienia zarządu we wspólnocie.
Ustanowienie jednego w akcie notarialnym wyklucza ustanowienie innego w drodze uchwały.
Ustanowienie innego wymaga zmiany aktu notarilanego.

Jeśli w akcie macie zarząd powierzony na podstawie 18,1 to taki stan prawny wyklucza legalne sparowanie czynności zarządu przez wybrańców wyłonionych spośród właścicieli. To już partyzantka , nie zarząd.
Po to są osobne dwa przepisy 18, 1 i 20 żeby ich nie stosować równolegle.

Sprawa jest jasna jak Słońce i nie ma powodu jej dodatkowo komplikować. I nie ma nic wspólnego z czynem społecznym z lat minionych, ponieważ chodzi o wynagrodzenie za pracę dla konkretnej osoby.

W uchwale wymieniono poszczególnych członków zarządu i przypisano im kwoty wynagrodzeń?
Jeśli tak, to osobie zmarłej wynagrodzenie się nie należy. Zmarły to zmarły. Wynagrodzenia nie pobiera, bo nie żyje. Zatem podstawa prawna i faktyczna dla wypłaty wynagrodzenia wygasa.
A roszczenie o wynagrodzenie osoby zmarłej jeszcze nie jest dziedziczone, o ile mi wiadomo?
Zatem wypłata tej kwoty z konta wspólnoty była i jest bezprawna. Natomiast jeżeli pozostali członkowie dzielą się tym łupem na boku - to już jest zwykła kradzież. Dziwne, że tego nie ukryli w sprawozdaniu finansowym. Widocznie zabrakło wyobraźni?

Zatwierdzanie kolejnych planów gospodarczych z kwotą przynależną konkretnej osobie jest tu faktem bez znaczenia prawnego. Kwota przysługiwała osobie, nie zarządowi jako całości. Zarząd nie ma zdolności prawnej do pobierania cudzych wynagrodzeń. Wynagrodzenia, choćby za prace społeczną przysługują ludziom, nie organowi.
Czy ludzie którzy dzielili się tą kwotą wykazali je w swoich zeznaniach rocznych PIT? Bo pobrane wynagrodzenia za pracę społeczna wprawdzie nie sa opodatkowane, ale powinny być w zeznaniach wykazywane jako przychód nieopodatkowany. To jaki przychód wykazywali przez dwa lata z rzędu owi żyjący członkowie zarządu?
Żeby chociaż w skarbówce się zgadzało, to powinni wykazywać zawyżony, ponieważ pobierali prawdopodobnie zawyżone wynagrodzenia.

No i znowu mamy RODO. Temat chyba we wspólnotach już nie do wygrania!!
Zasłanianie się RODO często służy maskowaniu kradzieży wspólnych pieniędzy. Wygląda na to, że tak jest i w tym przypadku. RODO świetnie służy złodziejom. Rzadko wspólnocie. Administrator kryje tyłek ludziom z zarządu?

Wszystko pozostanie po po prostu po staremu. Czyli na granicy prawa a czasem i zdrowego rozsądku.
Zarząd lub zarządca będą sprawować czynności zarządu inną nieruchomością bez umocowania jej właścicieli. Ponieważ w aktach nie zawiera się tego umocowania, albo zawiera prawnie wadliwe, bo rzekomo na podstawie ustawy o własności lokali.

A tego orzecznictwa będzie coraz więcej. W halach takich jak u ciebie współwłaściciele będący pozbawieni praktycznego wpływu na to co się w ich nieruchomości dzieje czasem starają się o zmianę stanu faktycznego. Stąd tych orzeczeń i tych stanowisk panów prawników przybywa i będzie przybywać.

Nie chodzi więc tylko o opłaty. Ale głównie o nie.

Właściwie punktem wyjścia tutaj są możliwości i umiejętności obsługi programu do zarządzania, ściślej - części dot księgowości (tzw. uproszczonej) danej wspólnoty.
Rozbicie zaliczek umożliwi ich rozliczenie na dz. 31.12.2023. Z tym że wiele wspólnot rezygnuje z takiego rozliczenia i wtedy uproszczony system zaliczek też się sprawdza.