Trudno powiedzieć z czego ale na pewno nie z powodu błędu w obliczeniach czy błędu pisarskiego. Rożnica za duża.
Do zliczenia nie wolno doliczać nieistniejących udziałów. Działa przecież art . 23 2a.
Tzn. może działać, o ile ktoś każdorazowo zgłosi żądanie dysponując 20% udziałów.
Rodzaj lokali i fakt ich wyodrębnienia nie grają roli.

I dalej.
Może się zdarzyć, że nie zidentyfikujesz wszystkich wpłat z powodu kiepskich opisów.
Wtedy, jeśli kwota sumarycznie będzie nadal znaczna, to nierozsądnym byłoby pozostawienie jej na koncie 640, które zawsze ma charakter chwilowego worka na środki. Wtedy rozważyłbym zaproponowanie żeby kwotę umieścić na koncie jakiegoś rodzaju funduszu na "ósemkach". Ponieważ zawsze ktoś się może upomnieć o swoje pieniądze po latach. Fundusz ten, tak jak remontowy, tworzycie wtedy chwałą, z tym że środki trzymacie bez ich żadnego wydatkowania (zawarowanie w treści uchwały), aż się sprawa jakoś nie rozwiąże.
I jesteś kryta. Nikt nie powie, że zarządca kradnie albo "zaniżył" mi wpłaty. Czy tam "zaniżał" środki wpłacone, jak w wątku tuż obok.

Najwyraźniej jest taki zapis, skoro autorka pytania zadaje właśnie takie pytanie.
Zgadzam się, że zrobiłem błąd w rozróżnieniu "zależne od właściciela", "niezależne od właściciela", w każdym razie obciążanie opłatą na rzecz wspólnoty najemcę, jeśli taki zapis w umowie jest, to ten zapis nie będzie sprzeczny z ustawą.
Można się tak umówić.

Rozumiem że chodzi o zaktualizowanie stanu prawnego względem faktycznego. Możliwości jest niewiele.
Aktualny skład zarządu chce mieć zawsze bank. Jak się nic nie dzieje w banku, to latami może tam funkcjonować w systemie stary zarząd. Może chodzić o kredyt lub zmianę umowy o prowadzenie rachunku. Np. w związku z lokatą terminową.
Niekiedy także dostawcy mediów, np. PNGiG.
No i sądy oczywiście. Jeśli nowy zarząd biega po sądach lub jest ciągany (znaczy wspólnota jest ciągana) po sądach. Np. przez stary zarząd.

Czyli na koncie 640 znajdowałby się wartości z wpłat właścicieli dotyczące okresu przejściowego. Gdy brak było naliczeń.

Jeśli naliczenia nie są uzupełnione wstecz i z jakiegoś powodu nie możesz tego zrobić, to nie mam lepszego pomysłu jak utworzyć jedno extra naliczenie/rozliczenie w którym saldo MA 640 rozksięgujesz na właściwe salda WN "dwójek".
Bez dociekania, czy właściciel wpłacał kiedyś już jako właściciel, czy formalnie jeszcze jako najemca.

Właściwy wynik, ten podlegający rozliczeniu i rozskięgowaniu na "dwójki/siódemki" to wynik na samej częsci eksploatacyjnej.

Fundusz Remontowy idzie sobie osobno - poza wynikiem. Jego saldo przechodzi na rok następny.

A media rozliczamy do zera, tj. wynik w tej części finansów wspólnoty teoretycznie powinien wynosić zero. Rozliczenia mediów ponadto na pewno nie zatwierdza się uchwałami. Ustalanie wyniku na mediach na dzień 31.12. jest sztuką dla samej sztuki.

No to pytanie: co było wynikiem w tej wspólnocie. Czego tak na prawdę nie rozksięgowano. A było takie pilne że czekało na uchwały, które w pandemii nie zapadły.

Okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Tak mówi nie tylko ustawa o własności lokali (art. 29). To ogólna zasada.

Wynika z tego wszystkiego, że księgowo pierwszym okresem rozliczeniowym będzie inny okres niż rok kalendarzowy. Czyli okres sztucznie rozszerzony : wrzesień 2020-grudzień 2021. Formalnie oznacza to ominięcie prawa.
To skutek bałaganu z jesieni ubiegłego roku. Księgowo wasza wspólnota nie istniała co najmniej do końca października/połowy listopada 2020, tj. do uchwalenia tych 16 uchwał, które oczywistą jest rzeczą, że były o dwa miesiące antydatowane. Do tego momentu księgowość fruwała w powietrzu, a wspólnota prawie dwa miesiące funkcjonowała bez żadnych uchwał.
Najważniejsze uchwały z pakietu 16 uchwał, czyli te związane z założeniem wspólnoty, oraz uchwała o zaliczkach normalnych z ekstra zaliczką na gruz, przyklepano z ponad miesięcznym opóźnieniem.
Gdzieś dopiero w listopadzie tamtego roku księgowość wam w ogóle założono. Naturalnie także wstecznie, najwcześniej w listopadzie naliczono wam wrzesień i październik 2020 oraz poksięgowano wstecznie koszty.
Z tym że (strzelam teraz!), że nie wszystkie. Bardzo późno, bo na pewno nie w roku ubiegłym, lecz w pierwszej połowie 2021 (w październiku? to już druga połowa!) poksięgowano we wspólnocie (i u dewelopera również) zaległe koszty (na podstawie refaktur dewelopera) związane z wywozem gruzu z okresu wrzesień 2020- grudzień 2020. Tyle księgowa czekała na refaktury od dewelopera.
Najwyraźniej z rozliczeniem okresu deweloperskiego wytrzymywano się co najmniej tak długo, aż nie deweloper nie pozbiera wszystkich kosztów wszystkiego gruzu z i nie podzieli go na dwie kupki. Być może wasza księgowa dodatkowo czekała na rozliczenie, które robiła księgowa dewelopera. Gdyby wszystko ogarnęła od razu jedna księgowa, albo obydwie wspólnie, to wszystkie procesy trwały ekko licząc pół roku krócej. Tak podpowiada doświadczenie życiowe. Nie było współpracy pomiędzy deweloperem zarządcą. Co mocno dziwi, ponieważ teoretycznie zarządca jest podległy deweloperowi.

Pierwsze prawidłowo udzielone abolutorium, to by była uchwała ( już mniejsza o jej numer, może być np. 4/2021), w której właściciele oceniliby działalność zarządcy za okres wrzesień - październik 2020. I taka uchwała może być jeszcze podjęta choćby jutro.
Z tym, że jeśli okres rozliczeniowy został sztucznie rozciągnięty na 16 miesięcy, to zarządca liczy pewnie/zakłada, że przedłoży wam uchwałę o absolutorium dopiero po Nowym Roku. I absolutorium obejmie rozszerzony okres.

Te rozważania i tak mają się nijak do CIT-a rocznego, ponieważ tu wyjścia są tylko dwa. Obydwa także dziwne, jak to wszystko co powyżej:
1) CIT-8 za 2020 rok jest złożony. Ale wtedy na podstawie fikcyjnych, niepewnych danych. Sklecony jest na łapu-capu, aby był. W tej wersji CIT-8 na 99% jest sporządzony nieprawidłowo. CIT-8 dewelopera zresztą też.
2) Nie ma CIT-8 za rok 2020 i nie będzie. Będzie złożony jako pierwszy od razu CIT za rok 2021. W tej wersji ten CIT może być nawet w 100% sporządzony zupełnie prawidłowo. Patnie tylko na ile on będzie zgodny z tym co dostaniecie w formie sprawozdania finansowego. Tu na 99% obydwa te dokumenty nie będą się w ogóle zgadzały. A co jak co - powinny!!
Ta wersja jest lepsza dla księgowej dewelopera, ponieważ ona swój CIT-8 może mieć zupełnie niezły.

Takie są i jeszcze będą, moim zdaniem, skutki wszystkich opóźnień.

Z powołaniem zarządu własnościowego, to musisz jeszcze poczekać. To nie ten etap.

Zmieniliście sposób zarządu nieruchomością wspólną.
Skład osobowy organu będzie się zmieniał, więc nie powinien być przedmiotem zmian wpisów w KW.

Niewinny nie zwraca pieniędzy. Winny zwraca. Bo jest dłużnikiem. Moim zdaniem mamy tu do czynienia z uznaniem długu.

Sama wpłata 16 tys. zł przez administratora na konto wspólnoty po „przepychankach” faktycznie ma charakter uznania długu (art. 123 §1 pkt 2 k.c.). To oznacza, że administrator przyznał, iż wspólnota miała roszczenie o tę kwotę. A skoro był dług pieniężny, to co do zasady wchodzi w grę roszczenie odsetkowe – czy to ustawowe, czy wyliczone inaczej.
A skoro wspólnoty mieszkaniowenie nie trzymają zwykle pieniędzy na nieoprocentowanym ROR, tylko mogą je lokować np. na krótkoterminowych lokatach, to przydatne byłoby pokazanie np. jakie oprocentowanie oferował bank obsługujący wspólnotę w danym czasie dla lokat środków wspólnot mieszkaniowych.
Drobna uwaga: nieuznanie długu lub jego uznanie, wszystko jedno, nie wyklucza roszczenia dodatkowego. Nie ma z nim nic wspólnego, więc nie wiem z jakim prawnikiem oni współrpacują, ale lepiej niech go zmienia, jesli wspólnota pójdzie do sądu po te odsetki...

Strategia roszczeniowa możliwa na dwa spsosoby:
1) żądanie odsetek ustawowych za opóźnienie (sąd stosuje je z automatu).
2) wskazanie, że rzeczywista szkoda była wyższa niż odsetki ustawowe, bo wspólnota mogła lokować pieniądze na X% w banku Y. To wymagałoby udowodnienia (np. uchwała wspólnoty o lokowaniu środków, oferty banku z danego okresu).

Bobrze myślisz. Nadpłaty na kontach najemców rozliczasz do zera dokonując zwrotów najemcom. Rozliczasz czynsze. Niedopłaty w zasadzie powinno się windykować.
W drugim etapie robisz pierwsze naliczenie na pierwszy miesiąc i pojecie czynszu znika z Twojego słownika.
Naliczenia wprowadzasz od zera we wspólnocie - właścicielom. Starzy najemcy też znikają.
Saldem początkowym WM 131 jest zatem zawsze wartość "zero". Konta 640 nie używamy już na starcie księgowości wspólnoty.